ناصر جبرائیل اوغلی naser jebraeil oghli

حمل ونقل - بازرگانی - اقتصاد - بازاریابی - مطالب آزاد

بهره وری وتجزیه وتحلیل آن در سازمانها
نویسنده : ناصر - ساعت ٢:٢۳ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/۸/٢٢
 

بهره وری وتجزیه وتحلیل آن در سازمانها


منبع : بهره وری وتجزیه وتحلیل آن درسازمانها (دکتر سید عباس کاظمی )
عوامل بسیاری درتعریف و دیدگاههای مکاتب مختلف نسبت به بهره وری موثرند . از گذشته بهره وری مورد توجه صاحبنظران ومحققان رشته ها یی مانند اقتصاد روانشناسی صنعتی و سازمانی حسابداری ؛ فیزیکدانان ؛ مهندسان و مدیران بوده است .درک دانش ؛ تجربه ؛زمینه ها وشرایط محیطی موجب تعریف وتفسیر آنها از بهره وری به شیوه های مختلف گردیده است . در باره اینکه چگونه سازمانها ؛ گروهها؛ انسانها ؛ ماشینها در محیطهای مختلف کار کنند و بهره وری آنان چگونه باید سنجیده شود هررشته اصول وبینش خاص خود را دارد. اهمیت مفاهیم مدیریت با توجه به سهم آنان در بهره وری سازمانی است . مدیران باید در مورد بهره وری در کوتاه مدت بلند مدت تصمیم گیری نمایند تا با مشکلات ناشی از عدم رشد بهره وری مواجه نشوند.
الف-دیدگاهها ؛ تعاریف و مفاهیم مرتبط با بهره وری



عوامل بسیاری درتعریف و دیدگاههای مکاتب مختلف نسبت به بهره وری موثرند . از گذشته بهره وری مورد توجه صاحبنظران ومحققان رشته ها یی مانند اقتصاد روانشناسی صنعتی و سازمانی حسابداری ؛ فیزیکدانان ؛ مهندسان و مدیران بوده است .درک دانش ؛ تجربه ؛زمینه ها وشرایط محیطی موجب تعریف وتفسیر آنها از بهره وری به شیوه های مختلف گردیده است . در باره اینکه چگونه سازمانها ؛ گروهها؛ انسانها ؛ ماشینها در محیطهای مختلف کار کنند و بهره وری آنان چگونه باید سنجیده شود هررشته اصول وبینش خاص خود را دارد. اهمیت مفاهیم مدیریت با توجه به سهم آنان در بهره وری سازمانی است . مدیران باید در مورد بهره وری در کوتاه مدت بلند مدت تصمیم گیری نمایند تا با مشکلات ناشی از عدم رشد بهره وری مواجه نشوند.

چالش بهره وری نیاز به پاسخ متفکرانه وسریع دارد . (بلچر 1987)

بیشتر تعاریف بهره وری شامل کارایی ؛ اثر بخشی ؛ سود آوری ؛ کیفیت ؛ نوآوری ؛ کیفیت زندگی فردی و اجتماعی ؛ فرهنگ و مانند آن است که توضیحات مختصری راجع به انها داده میشود.

کارایی : در واقع نسبتی است که برخی از جنبه های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه میکند .

اثر بخشی : به معنی هدایت منا بع به سوی اهدافی که ارزشمند ترند. برای مثال تمرکز روی نتایج ؛ انجام کار صحیح در زمان صحیح ؛ کسب اهداف کوتاه مدت وبلند مدت می باشد.

در این رابطه اثر بخشی فردی رامتغیر های خروجی میدانند که برای سنجش افراد استفاده میشوند مانند انعطاف پذیری و اثر بخشی ساز مانی و توانایی سازمان در ارضای حداقل انتظارات ذی نفعها برای کسب اهداف کوتاه مدت وبلند مدت .

بطورکلی اثر بخشی سازمانی دستیا بی به اولویتها واهداف چند گانه در چا ر چوب نظام ارزشی مشترک با فرهنگ سازمانی است به گونه ای که کسب اهداف از نظر هزینه و زمان بهینه باشد و رضایت خاطرذی نفعهایی را که در جهت کسب اهداف تلاش میکنند را فراهم نماید.

سود آوری : طبق مدل تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی دوپونت درواقع سود چگونگی بکار گیری داراییها و کسب منفعت حاصل از آن است .

کیفیت : سلاحی استرا تژیک و رقابتی جهت تثبیت وضع فعلی وانجام فعا لیتهای جدید بطوریکه افزابش فروش در بازار را تسهیل میکند . کیفیت وبهره وری قابل تفکیک نیستند و به موازات هم پیش میروند .

نوآوری : فرایند خلاقانه انتخاب وانطباق کا لاها وخدمات ؛ فرایندها ؛ ساختارها و دیگر موارد برای پا سخگوئی به فشار های داخلی وخارجی و تقاضا وتغییرات محیط است . نوآوری ممکن است مبتنی بر کار فردی یا نیاز های سازمانی ویا نتیجه فشار های محیطی مثل تشدید رقابت باشد . در این حالت کوششها به سوی تکمیل یا جایگزینی فرایندی که اکنون وجود دارد یا با تامین این حلقه مفقوده به سوی آن هدایت میشود معطوف است .

روش کمی بیان نوآوری :عبارت ازنسبت خروجی به ورودی مساوی با محصولات بازاریابی شده به اید ه های امکان پذیر (تعداد خلاقیتها).

کیفیت زندگی کاری در مدل والتون عبارت از مراحل زیر است :

1) پرداخت کافی و منصفانه

2) عوامل ایمنی وبهداشتی

3) فرصت رشد وامنیت مداوم

4) قانون گرایی در سازمان کار

5) وابستگی اجتماعی زندگی کاری

6) فضای کلی زندگی

7) یکپارچگی وانسجام اجتماعی در سازمان کار

8) بهبود توانائیهای انسانی



نیروهای مثبت ومنفی از راههای گوناگون بر کارکنان ؛ فرایندها وبهره وری تاثیر میگذارند . برخی نیروهای عمده قابل پیش بینی یا کاملا قابل کنترل هستند وبا افزایش کنترل مدیران براین نیروهای سازمانی پیش بینی احتمال وقوع تغییر سازمانی یا فردی آسانتر می گردد .



ب_ارزیابی عملکرد



فرایندی است که طی آن کارکنان در فواصل زمانی معین و بطور رسمی مورد سنجش قرار میگیرند و نتیجه ارزیابی به منظور اخذ و اجرای تصمیمات مناسب برای افزایش کمیت و کیفیت کار است .این ارزیابی در برنامه ریزی ؛ اجرا و بازنگری سنجش بعمل میآید. در ارزیابی عملکردسه نکته حائز اهمیت است .

 ارزیابی عملکرد از حیاتی ترین کارهای مدیر است .

 ارزیابیها غالبا استاندارد نیستند وامتیاز وتفسیر آن یکنواخت نیست .

 علیرغم اینکه بررسی عملکردها راهی برای بقای سازمانهاست ؛ مدیران وکارکنان کمتر از آن استقبال میکنند .

اگر ارزیابی عملکرد خوب سازماندهی و درک و پذیرفته شود و بطور منظم انجام گیرد تاثیر بالقوه فراوانی بر افزایش بهره وری دارد.درارزیابی عملکرد جنبه های مثبت ونتایج مطلوب به شکل بازخور سازنده تاکید دارد.پرداخت پاداش انگیزشی است وارزیابیهایی که با مشورت متخصصان نیروی انسانی انجام پذیرد مفید تر است .

انواع ارزیابی عبارتند از :

 مقایسه با استانداردها

 مقایسه کارکنان با یکدیگر

 مقایسه با هدفها ی سازمان

 ارزیابی مستقیم عملکرد

انطباق کار با نیاز های محیطی + هدایت وپشتیبانی سازمان + درک نقش و تمایل وتوان فرد مساوی با عملکرد اوست .



علل عدم بهره وری ؛ روندها و کلید های اصلی بهبود بهره وری



عدم بهره وری و بهره وری هردو در محیطهای کاری وجود دارند. فردی که کمتر ا زمعمول کار کند میتواند در

سازمان اثر منفی در زیر دستان وهمکاران خود داشته باشد و در خارج از سازمان رضایت وخواست مشتریان وارباب رجوع به مخاطره انداخته شود به ویژه اگر کیفیت دچار مخاطره شود .

عدم بهره وری اغلب علامت این است که چیزی مختل شده است . گرایش وبسیاری از متغیر های مربوط به تفاوتهای فردی بر بهره وری اثر گذارند . تناسب کارکنان با کاری که انجام میدهند بسیار مهم است . بنابراین پیشنهادهای زیر برای تمام سطح کارکنا ن کاربرد دارد :

أ‌- انطباق شاغل با شغل

ب‌- استفاد ه از سبک مناسب برای توانا ساختن افراد با بهره وری کم ؛ بستگی به نوع شغل وتوان وتمایل آنها دارد .

ت‌- تقویت رفتارهای مفید با بازخور مثبت

ث‌- قراردادن کارکنان با بهره وری کم در کنار افراد شایسته ای که مشاغل مشابه دارند وتهدید کننده نیستند به منظور مشاهده وفرا گیری نحوه انجام کار و در نهایت بهبود یا تغییر در عملکرد

ج‌- صرف اوقاتی برای راهنمایی یا مشورت بر تاکید ابعاد مثبت از سوی مدیران در هر زمان ممکن

ح‌- ارائه مدلهای نقش مناسب (آگاهی مدیران از تاثیر رفتار شان بر زیر دستان )



گا مهای شناسایی مشکل عدم بهره وری و حل آن عبارتند از:



1) شناسایی همة زمینه های مشکل

2) تعیین ورتبه بندی فعا لیتهایی که با عدم بهره وری همراهند

3) تعیین زمینه اصلی مشکل

4) توسعة برنامه های عملی با توجه به زمان وهزینه مورد نیاز

5) اجرای برنامه

6) ارزیابی نتایج

7) اجرای مستمر



روندهای موثر بر بهره وری :



روندهای فردی و ساز ما نی ـ روند های تکنولوژیک و روندهای فرهنگی

روندهای فرد : مدیران به چالش واداشته میشوند . چالشها در ابعاد گوناگون ظهور میکنند نسل جدید کارکنان اغلب انتظار بیشتری از مشاغل و مدیران خود دارند .

دیکر چالشها عبارتند از : ساختارهای سازمانی با رسمیت کمتر ؛ کنترلهای خشک و فاقد انعطاف ؛ تعامل پویا با همکاران وسرپرستان در روابط کاری

مدبرانی که خود بهره وری دارند بیشتر به بهره وری سازمان توجه دارند

مدیریت مشارکت نیز از روشهای افزایش بهره وری از طریق دخالت دادن کارکنان با توجه به تعهد وتوان وتمایل آنها برای اعمال این سبک است به این ترتیب :



أ‌- کار آفرینی رشد می یابد

ب‌- منا بع اصلی کار آفرینی رشد سریع دانش و فناوری و افزایش نیاز های خدماتی است و مدیران کار آفرین باسرعت و مبتکرانه حرکت میکنند . (تافلر 1985)

ت‌- توجه به ایمنی و بهداشت افزایش می یابد . تاثیر ایمنی و بهداشت بر بهره وری از روندهای رشد یافته است .

ث‌- نیاز به بر نامه های آموزشی و پرورشی افزایش می یابد ؛ رویکرد آموزش برای بهبود کیفیت از برنامه های مهم است

روندهای سا زمانی :

جو و فضای مناسب جهت بهره وری ضروری است . بهره وری بالا بدون حمایت از سوی کارکنان به مدیریت عالی و سازمان ممکن نیست . سه شاخه عمده چنین حمایتی عبارتند از :

1) وجود استانداردهای بالا یا جو برتری جویی

2) وجود مجموعه ای از اهداف سازمانی و اهداف عملکردی که با فرهنگ سا زمانی ممزوج و بخوبی درک و بیان میشوند .

3) جو منسجم سا زمانی که خلاقیت و نو آوری را تقویت کند .



روندهای تکنولوژیک :



تکنولوژی یا فناوری به روش انجام کار و تجهیزات مورد استفاده برای انجام آن کاراشاره دارد . تاکید بر فناوری در حال گسترش است و فناوریهای جدید مربوط به ارتباطات ؛ پردازش اطلاعات ؛ میکرو الکترونیک و مهندسی ژنتیک بر محیط کار مسلط شده اند . دو نگاه به فنا وری وجود دارد :



1-نگاه بیرونی به عنوان یک تسهیل کننده برای تولید همراه با بهره وری

2-نگاه داخلی به فناوری به عنوان هویتی نیازمند نرم افزار‌ ‌و نیروی کار ماهر وبودجه های زیاد برای آموزش کارکنان موجود.

سن افراد ‍؛ فرهنگ ؛ نرخ رشد و منابع انسانی سازمان بر چگونگی جذب فناوری تاثیر میگذارد. سرپرستان عملیاتی آموزش دیده که در طراحی و اجرای فرایندها شرکت دارند وگروههای مدیریتی حمایتی در اجرای موفقیت آمیز فناوری سهم زیادی دارند . بخشی از بهبود بهره وری بدلیل نوآوری تکنولوزیک است ؛ در عصر اطلاعات همه افراد و سازمانها متکی به اطلاعات می باشند . اطلاعات یک منبع مسلط با قابلیت توسعه و فشرده کردن ؛ جایگزین کردن ؛ جابجایی ؛ انتشار و قابلیت مشارکت است (کلولند 1984). حائز اهمیت است که اطلاعات گزینش شده و مفید وفشرده شده خدمات ارزشمند تری را ارائه میکند .

.

روندهای فرهنگی



امروزه بر نقش فرهنگ در بهبود بهره وری تاکید میشود. ارتباط میان فرهنگ وبهره وری یک مدل ساده وقابل بیان نیست .

محققان معتقدند بهره وری سازمان درصورتی افزایش می یابد که فرهنگ سازمانی در جهت کسب اولویتها وهدفهای سازمان شکل داده شود و گاهی تغییر یابد. مطالعات نشان میدهد که فرهنگ سازمانی کلیدی برای بهبودعملکرد بهره وری است و در موفقیت و یا شکست سازمان نقش تعیین کننده ای دارد.



کلید های بهبود بهره وری



1 - دانش خود را در مورد کلیدهای اصلی بهبود بهره وری وبا آنچه هم اکنون وجود دارد یا پیشنهاد شده مقایسه کنید.

2- سهم فرایندهای گروهی را در بهبود بهره وری بررسی کنید.

3- امکان پذیری کاربرد روشهای بهبود بهره وری را بررسی کنید.

4- بر نامه های افزایش بهره وری را توسعه دهید.

بهبود بهره وری مانند سنجش بهره وری جایی صورت میگیرد که کار انجام میشود. سنجش قبل از بهبود است .انتخاب بهترین راههای بهبود به معنی بهترین تضمینها بر اساس اطلاعات درست و دنبال کردن آن است افزایش بهره وری تلاش برای تغییر مداوم است که بطور راهبردی برنامه ریزی میشود و نیازمند مشارکت وهمکاری همه ذینفعها میباشد.

چهار مفهوم زیر در تلاش برای بهبود بهره وری اهمیت دارند:

1. کیفیت : عامل عمده ای در بهره وری است و از کار وکارکنان شروع میشود.

2. زمان : یک سلاح رقابتی است . زمان معادل پول ؛ کیفیت بهره وری وحتی نوآوری است .

3. منایع انسانی : ارزشمند ترین دارایی برای همه فرایندهای سازمانی است .عملکرد آنها ؛ دید آنها ؛ نوع کاری که انجام میدهند و محیطی که درآن کار انجام میدهند دارای اهمیت است .





منا بع بهبود بهره وری :



1. فعالیت های جاری وتکراری که میتوانند ساده شوند.

2. بکار گرفتن بجای استعداها وتخصصها .

3. تاکید بر زمینه هایی که احتما ل امکان بهبود در آن بیش از پنجاه درصد است .

4. شناخت مشتری وارباب رجوع

5. شناخت زمان

6. تعهد کارکنان درهمه سطوح

7. آموزش کارکنان

8. ایجاد تعادل بین نیاز به تغییر سازمانی ؛ توانایی نیروی کاروسازمان در پرداختن به تغییر

9. تغییرات فنی وساختاری

10. پشتیبانی مدیریت عالی

11. استفاده از شیوه مناسب مدیریتی با توجه به اقتضائات

12. استفاده از سیستم پیشنهادها ؛ ارائه بازخور و اصلاح تصمیمات

13. استفاده از فرایندهای گروهی نظیر گروههای مستقل کاری ؛ حل مساله ؛ تقسیم کار ؛ تشکیل تیم گروههای بهبود

14. استفاده بهینه از فناوری ؛ آگاهی مداوم از ظر فیتهای فعلی ؛ ارزیابی جامع عملکرد

15. استفاده از ساختار ارتباطی مناسب

16. تامین منا فع ذینفعها

17. بهبود فرهنگ سازمانی

18. بهبود عوامل انسانی


منبع : http://www.modiriran.ir/modules/article/view.article.php/42