ناصر جبرائیل اوغلی naser jebraeil oghli

حمل ونقل - بازرگانی - اقتصاد - بازاریابی - مطالب آزاد

سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، داراییهای نامشهود و همسویی با استراتژي هاي س
نویسنده : ناصر - ساعت ۱۱:٤۸ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/٩/۱٦
 

 

سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، داراییهای نامشهود

و همسویی با استراتژي هاي سازماني

 

مجيد گلپايگاني

فوق لیسانس مدیریت سیستم و بهره وری

كارشناس ارشد فناوري اطلاعات

سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران

golpayegani@idro.org

چكيده:

 

سرمايه های اطلاعاتي و انسانی در اقتصاد ديجيتالي نقش بسيار مهمي دارند. در سازمانها نيز اگر با استراتژي هاي كسب و كار همسو يا منطبق باشند، مي توانند ارزش افزوده فوق العاده اي ايجاد كنند. يكي از مهمترين دغدغه هاي مديران در سالهاي اخير ايجاد اين همسویی بين سرمايه اطلاعاتي و انسانی با استراتژي هاي سازماني بوده است كه به همسویی استراتژيك شناخته مي شود. سرمايه اطلاعاتي و انسانی در سازمانها معمولا با عنوان داراييهاي نامشهود مطرح مي شوند و اندازه گيري آنها ساده نيست. سیستمهای اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی یکی از مهمترین داراییهای نامشهود سازمانی هستند. همسویی داراییهای نامشهود با اهداف استراتژیک سازمانها سبب ایجاد یک مزیت رقابتی منحصر بفرد خواهد شد که به خلق ارزش و کسب سود برای ذینفعان منجر می شود.

 

 

كليد واژه ها:

 

سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، استراتژي سازماني، همسویی استراتژيك، داراييهاي نامشهود، نقشه استراتژي

 

 

مقدمه:

 

در سالهاي اخير موضوع استفاده از فناوري اطلاعات در امور تجاري و كسب وكار و همسویی يا انطباق آن با استراتژي هاي سازمان مساله مهمي براي مديران ارشد اجرايي در اقصی نقاط دنيا شده است. متاسفانه بسياري از مديران با دنباله روي از اين موج، هزينه هاي بسياري را به سازمان خود تحميل كرده اند و به دليل كم توجهي به همسویی با استراتژي هاي سازمان موفق به كسب نتايج قابل قبول و ايجاد ارزش براي سهامداران و ذينفعان نشده اند.

از حدود دو دهه پیش سیستمهای اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی بعنوان یکی از مهمترین زیر سیستمهای مهم در راه حلهای برنامه ریزی منابع سازمانی وجود داشته اند. یکی از مهمترین مولفه هایی که در مدلهای طراحی شده برای اندازه گیری توسعه منابع انسانی وجود دارد، موضوع استفاده از فناوری بخصوص فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمانها است. از مهمترین اجزای این فناوری در سازمانها سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، سیستمهای ارتباطی و کار گروهی و زیر ساختهای مدیریت اطلاعات و دانش است. اگر سازمانها بتوانند سرمایه های انسانی، اطلاعاتی و سازمانی خود را بخوبی تعریف کنند، شاخصهای مناسبی برای اندازه گیری آنها طراحی کنند و در نهایت آنها را با استراتژیها و اهداف سازمانی همسو کنند، قادر خواهند بود از نتایج شگفت انگیزی که خواهند داشت در جهت افزایش سود و منافع ذینفعان بهره ببرند. همانطور که آقایان کاپلان و نورتون بیان می کنند: " مهمترین دلیل برای اندازه گیری داراییهای نامشهود این است که اگر سازمانی بتواند سرمایه های انسانی مانند مهارت و دانش کارکنان خود را با سرمایه های اطلاعاتی مانند سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی و سرمایه های سازمانی مانند کار تیمی و فرهنگ سازمانی همسو کند، موفق به خلق یک مزیت رقابتی قوی خواهد شد که به راحتی توسط رقبا قابل کپی برداری نیست". (Kaplan and Norton, 2004)

در همین راستا اندازه گیری این سرمایه ها و داراییهای نامشهود مورد توجه بسیاری قرار گرفته است. در واقع این موضوع کار ساده ای نیست و متاسفانه در این زمینه روشهای کاربردی زیادی معرفی نشده اند. یکی از نکات مهم در این خصوص این است که این داراییهای نامشهود به راحتی و به سادگی به نتایج مشهود تبدیل نمی شوند. در واقع تاثیر آنها در عملکرد مالی از طریق زنجیره پیچیده ای از روابط علت و معلولی درون سازمان خواهد بود. در انتهای این مقاله سعی شده است یک راهکار عملی و الگوی کاربردی از طریق رویکرد سیستمی و بر اساس تحلیل زنجیره علت و معلولی برای این موضوع ارایه شود.

 

اقتصاد ديجيتالي:

 

در سالهای خیلی دور، در عصر كشاورزي و ماقبل صنعتي، دو عامل كار و زمين نقش مهمي در زندگي بشري داشتند. پس از شروع عصر صنعتي و تا اواخر قرن بيستم، دو عامل كار و سرمايه بعنوان عوامل اصلي توليد شناخته مي شدند. اما اكنون اطلاعات و دانش جاي خود را در اقتصاد جهاني پيدا كرده اند و در كنار كار و سرمايه، از جمله داراييهاي مهم توليد و ارزش آفريني به شمار مي آيند. در واقع رشد سريع فناوري اطلاعات و ارتباطات در اواخر قرن بيستم باعث شد تا بخش قابل توجهي از توليد و كارآفريني از فعاليتهاي فيزيكي به سمت فعاليتهاي دانايي محور سوق پيدا كند. مرحوم پیتر دراکر سالها قبل چنین پیش بینی کرد: " در آینده بسیار نزدیک و در جهان دایما در حال تغییر، دانایی، یگانه دارایی، بهترین مزیت رقابتی و تنها منبع استراتژیک سازمانها خواهد بود". (دراکر، 1374)

با افزايش حجم و تبادل سريع اطلاعات در دنياي كنوني و نيز نيروي كار متخصص كه در اقصا نقاط جهان پراكنده هستند، دانش و تجربه به سرعت منتقل مي شود و مزيت هاي شركتها با افزايش رقابت مورد تهديد قرار مي گيرد. در اين اوضاع و احوال تنها مزيت رقابتي نسبتا پايدار براي شركتها، تركيب نيروي انساني خلاق و مستعد در كنار نوآوري در فناوري و بازار است. از اين طريق است كه شركتها مي توانند در اقتصاد جديد، ارزش آفريني كنند.

هم اكنون باید جایگاه خود را در معرکه جامعه اطلاعاتی و دهكده جهاني با يك اقتصاد جديد به نام اقتصاد ديجيتالي يا اقتصاد دانايي - محور مورد بررسی قرار دهیم. مشخصه هاي بارز اين اقتصاد به شرح زير است:

  • منبع اصلي در اقتصاد جديد "دانايي" است، يعني ارزش آفريني كسب و كار يا خلق ثروت، بر پايه سرمايه فكري استوار است.
  • بيشتر فعاليتها در اين اقتصاد مبتني بر اطلاعات و دانش است و از طريق ارايه خدمات بجاي فعاليتهاي ساخت و توليد كه از نوع فيزيكي هستند، انجام مي شود.
  • خدمات مبتني بر دانش مانند آموزشهاي آكادميك يا آموزشهاي تخصصي و مهارتي، خدمات مالي و بيمه، خدمات مشاوره و مميزي و نيز رسانه ها، به سرعت در حال افزايش است.
  • رسانه هاي ارتباطي جديد مانند شبكه جهاني وب (اينترنت) و شبكه هاي داخلي شركتها (اينترانت) و ارتباطات سيار به سرعت در حال فراگير شدن است.
  • ساختار شركتها از حالت سلسله مراتبي و سنتي خود در حال تبديل به ساختارهاي شبكه اي است. اين موضوع در شركتهاي كوچك و متوسط بسيار رايج است.
  • در اقتصاد جديد، توسعه غالبا داراي ماهيت تحولي و با رشد و تكامل سريع و بنيادين همراه است.

هسته اصلي تمامي مشخصه هاي ذكر شده، سرمايه اطلاعاتي و انسانی است كه در سازمانهاي جديد ارزش آفريني مي كنند. در بسياري از شركتها، سرمايه های اطلاعاتي و انسانی، منبع نوآوري و موجد مزيت رقابتي هستند. با گسترش فضاي رقابتي در اقتصاد جهاني، موفقيت سازمانها به نحو چشمگيري وابسته به توانايي استفاده منابع انسانی آنها از فناوري اطلاعات در فرايندهاي اصلي سازمانها در جهت خلق ارزش و سوددهي است. در واقع مهمترين وظيفه مديريت در اين بين، سازماندهي و هدايت سرمايه هاي اطلاعاتي و انسانی در جهت خلق ارزش و سود براي شركت از یک سو و توسعه تواناییهای انسانی و افزایش نقش سازمانها و شرکتها و نقش آفرینی آنها در توسعه اجتماعی از سوی دیگر است. (Kaplan and Norton, 2004)

 

نقشه استراتژي:

 

در دنياي كسب و كار نمي توان چيزي را مديريت كرد مگر آنكه بتوان آن را اندازه گيري كرد و تا زماني كه خوب تعريف نشده، اندازه گيري آن نيز ممكن نيست. در اقتصاد ديجيتالي كه بيش از 75 درصد ارزش سازمانها به داراييهاي نامشهود تعلق دارد، سيستمهاي مالي و حسابداري سنتي قادر به شناسايي، تعريف و اندازه گيري آنها نيستند. براي حل اين موضوع راه حلهاي متفاوتي پيشنهاد شده است كه يكي از رایج ترين آنها ابزار مديريتي كارت امتيازي متوازن است. اين ابزار در واقع معيارهاي مالي را كه مبتني بر نتايج عملكرد گذشته است، در كنار معيارهاي غير مالي مانند مشتريان، فرايندهاي داخلي و رشد و يادگيري سازمانها قرار مي دهد. به همين دليل ارتباط مستقيمي بين استراتژي هاي سازمان و اهداف آن برقرار مي كند. با استفاده از اين ابزار در سازمانها، يك نقشه استراتژي تهيه مي شود تا ارتباط بين داراييهاي نامشهود و نتايج مشهود نشان داده شود. اهميت و نقش اين موضوع براي درك بيشتر چگونگي خلق ارزش توسط داراییهای نامشهود و بخصوص سرمايه هاي اطلاعاتي و انسانی در سازمانها، روز به روز چشمگيرتر مي شود.

كاپلان و نورتن در كتاب معروف خود مي گويند: "نقشه استراتژي در واقع تصوير مشهودي از استراتژي هاي سازمان را به مديران ارشد ارايه، تشريح و اجراي آن را در سطوح عملياتي سازمان ساده و نهايتا چگونگي خلق ارزش را نمايان مي كند".(Kaplan and Norton, 2004)

يك نقشه استراتژي به چهار حوزه زير تقسيم بندي مي شود که در شکل (1) آورده شده است.

  1. خلق ارزش و نتايج مورد انتظار براي سهامداران، ذينفعان و مشتريان از طريق رشد و بهره وري
  2. ديدگاه ها و انتظارات مشتري براي خلق ارزش
  3. فرايندهاي داخلي جهت توليد محصول و ارايه خدمات به مشتري
  4. ظرفيتهاي موجود در فرهنگ، فناوري و كاركنان براي خلق ارزش افزوده

 

در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی معیار مالی به تاثیر گذاری در توسعه اجتماعی، ملی و دیدگاه مشتری به دیدگاه شهروندان جامعه تبدیل خواهند شد. در واقع نقشه استراتژی چارچوبی را مشخص می کند که برای هر نوع سازمانی قابل انطباق و پیاده سازی است و نکته حایز توجه در اینجا نقش منابع انسانی و دانش کارکنان در همسویی با اهداف و عملیات سازمان و در جهت پاسخگویی به تعهدات و مسوولیتهای اجتماعی است.

 

 

آمادگي استراتژيك و داراییهای نامشهود:

 

در اينجا بحث ما بيشتر روي حوزه داراييهاي نامشهود است كه به سه دسته، سرمايه انساني، سرمايه اطلاعاتي و سرمايه سازماني تقسیم می شوند. در حقيقت سرمايه انساني، كاركنان سازمان هستند. سرمايه اطلاعاتي، عبارت است از آنچه كه سرمايه انساني و سازمان مي داند. سرمايه سازماني، دانش و بینش چگونگي انجام عمليات سرمايه هاي انساني و استفاده از سرمايه هاي اطلاعاتي در جهت خلق ارزش براي سازمان است.

براي ارزش آفريني از داراييهاي نامشهود دو امر مهم بايستي محقق شوند: (Kaplan and Norton, 2004)

  1. همسویی يا انطباق داراييهاي نامشهود با استراتژي هاي سازمان كه قرار است اجرا شوند.
  2. برنامه ريزي منسجم و مديريت يكپارچه براي استفاده از داراييهاي نامشهود انجام شود.

فرايند تبديل داراييهاي نامشهود به نتايج مشهود و سپس تبديل آنها به ارزش مالي و سود آوري براي سازمانها در دو مرحله به انجام مي رسد. مرحله اول "آمادگي" نام دارد كه به معني ميزان همسویی و انطباق داراييهاي نامشهود با استراتژي هاي سازمان است. هر چه درجه آمادگي داراييهاي نامشهود بالاتر باشد، تبديل آن به ارزش و سود با استفاده از فرايندهاي داخلي سريعترخواهدبود. مرحله دوم، "نقدينگي" نام دارد و ميزان سادگي تبديل داراييهاي نامشهود به وجه نقد را نشان مي دهد.

داراييهاي نامشهود تنها زماني به نتايج مشهود مي رسد و قابل تبديل به ارزش مالي است كه در رشد درآمد شركت يا كاهش هزينه ها تاثير گذار باشد و اين امر ممكن نيست مگر زماني كه داراييهاي مذكور بخوبي با استراتژي هاي سازمان همسو شده باشند و هم راستا با آنها در جهت تحقق اهداف سازمان عمل كنند. سازمان نمي تواند و نبايد ارزش پولي معني داري براي داراييهاي نامشهود تعيين كند. زيرا ارزش مورد بحث تنها زماني قابل حصول است كه داراييهاي نامشهود به نتايج مشهود تبديل شوند و آنگاه قابليت نقد شدن را دارند و اين امر تنها زماني ميسر است كه استراتژي هاي سازمان اجرا و اهداف سازماني محقق شوند. نقشه استراتژی نشان می دهد که تاثیرگذاری داراییهای نامشهود بر عملکرد سازمانی از طریق فرایندهای داخلی صورت می گیرد.

عبارت آمادگي استراتژيك كه براي داراييهاي نامشهود تعريف شد شرط لازم براي تبديل آن به نتايج مشهود است ولي كافي نيست. موضوع داراييهاي نامشهود و درجه آمادگي آنها دغدغه مديران كسب و كار در اقتصاد ديجيتالي است كه همواره سعي در افزايش اين آمادگي و انطباق آنها با اهداف و استراتژي هاي سازماني را دارند. برخی از داراییهای استراتژیک بعنوان مزیتهای رقابتی شرکتها هستند که توسط رقبا به سختی قابل کپی برداری هستند، به همين دليل اهميت تعريف دقيق اين داراييها، اندازه گيري و مديريت آنها روز به روز بيشتر مي شود و از جمله مسايل مهم مد نظر مديران است. (Kaplan and Norton, 2004)

 

 

سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی و سرمايه انسانی:

 

آنچه در حوزه رشد و يادگيري و داراییهای نامشهود در اين مقاله مورد توجه است، سرمايه اطلاعاتي و انسانی است. سرمايه اطلاعاتي به چهار بخش اصلي تقسيم مي شود: (Kaplan and Norton, 2004)

  1. زير ساختهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات كه شامل سخت افزارها، نرم افزارها، شبكه هاي ارتباطي ثابت و سيار، مهارتها و تخصصهاي مديريت آنها در ارايه خدمات و عمليات در حوزه سازمان است.
  2. سيستمهاي اطلاعاتي عملياتي و نرم افزارهاي كاربردي كه عمليات روزمره و امور اجرايي كاركنان سازمان با استفاده از آنها صورت مي گيرد.
  3. سيستمهاي پشتيبان تصميم گيري و نرم افزارهاي تحليلي مديريتي كه اطلاعات خلاصه و جمع بندي شده براي تصميم گيران سازمان فراهم مي كند.
  4. سيستمهاي اطلاعاتي يا نرم افزارهاي كاربردي ويژه كه خاص سازمان و شركتي است كه يك فعاليت منحصر به فرد براي فرايندهاي داخلي يا مشتريان مورد نظر سازمان را فراهم مي كند.

اندازه گيري سرمايه اطلاعاتي بسادگي امكان پذير نيست زيرا تفاوتهاي ويژه اي بين سرمايه اطلاعاتي و ديگر منابع سازماني وجود دارد. در واقع ارزش اين داراييها به اين شكل محاسبه نمي شود كه بعنوان مثال بگوييم: چقدر پول براي ايجاد و توسعه زير ساختها و يا سيستمهاي اطلاعاتي و نرم افزارهاي سازماني خرج كرده ايم؟ در واقع ممكن است هزينه زيادي براي آنها پرداخت كرده باشيم ولي ارزش آفريني با استفاده از اين داراييها توسط كاركنان سازمان ناچيز باشد.

ارزش سرمايه اطلاعاتي به ميزان انطباق آن با استراتژي ها و اهداف سازماني تعيين مي شود، نه به ميزان هزينه اي كه براي ايجاد و توسعه آنها انجام شده است. مثالهاي زيادي وجود دارد كه سازمانها بدون در نظر گرفتن اين موضوع، هزينه هاي زيادي روي اين موضوع صرف كرده اند ولي در ايجاد ارزش افزوده از اين داراييها موفق نبوده اند، زيرا بخوبي با استراتژي هاي سازمان همسو نشده بودند. اگر مديريت سازمان بخواهد از سرمايه اطلاعاتي سازمان بهره برداري مناسب كند بايستي آنها را با استراتژي هاي سازمان خود همسوكند. (Tallon and Kraemer, 2003)

سرمایه اطلاعاتی و تاکید ما در اینجا، سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی در یک سازمان به تنهایی دارای ارزش و اثر بخشی لازم نخواهد بود مگر آنکه با سرمایه انسانی و سازمانی همسو شود. سرمایه انسانی شامل اجزای زیر است:

  1. مهارتهای کارکنان: به این معنی که نوع و سطح این مهارتها منطبق بر وظایف و شرح شغل کارکنان و در جهت انجام کارا و اثر بخش فعالیتهای فرایندی که به آن منصوب شده اند، طراحی و توسعه یابند.
  2. استعدادهای کارکنان: که از طریق آنها کارکنان می توانند در فرایندهای داخلی و عملیاتی سازمان به نوآوری و خلق ارزش بپردازند.
  3. اطلاعات کارکنان: آنچه که از طریق سیستمهای اطلاعاتی، آموزشهای دوره ای در خصوص فعالیتهای سازمانی و شغلی که دارند به کارکنان داده می شود تا بتوانند امور جاری خود را به انجام برسانند.
  4. دانش کارکنان: به اشتراک گذاری و تحلیل اطلاعات و کار گروهی منجر به یادگیری سازمانی شده و از طریق آن سازمان قادر خواهد بود به اهداف استراتژیک خود برسد.

بنابر این سیستمهای اطلاعاتی سازمان بعنوان سرمایه های اطلاعاتی در اختیار سرمایه انسانی سازمان قرار خواهد گرفت تا از طریق آن و با استفاده از مهارتها، استعدادها و تحلیل کارکنان به نوآوری، خلاقیت و خلق ارزش برای اهداف بلند مدت سازمان تبدیل شوند. به دلیل اهمیت روزافزون نقش منابع انسانی در سازمانها، سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی نقش بسزایی در حوزه داراییهای نامشهود پیدا کرده اند. این سیستمها کمک می کنند تا فرایند توسعه منابع انسانی سازمان شامل برنامه ریزی، جذب، استخدام، آموزش، ارزیابی و جبران خدمات بخوبی مدیریت شده و در راستای اهداف استراتژیک سازمان قرار گیرد. برنامه ریزی مناسب برای جذب و استخدام نیروهای با استعداد که بتوانند تواناییها و مهارتهای خود را در یادگیری و نوآوری به نمایش در آورند، آموزش های بدو خدمت و ضمن خدمت برای افزایش دانش و توسعه مهارتهای متناسب با شغل فرد، ارزیابی عملکرد منطبق با اهداف و استراتژیهای سازمانی و مشارکت در کار گروهی کارکنان و بالاخره در نظر گرفتن مسایل نگهداشت و جبران خدمات مانند امور رفاهی، خدماتی و انگیزشی منابع انسانی موجب خواهد شد که یک سیستم مدیریت منابع انسانی مبدل به یک دارایی استراتژیک و مزیت رقابتی برای سازمان شود و در جهت تعالی کارکنان و سازمان باشد.(Fitz-enz 2001)

تحقیقات موسسه واتسون ویات در خصوص شاخص سرمایه انسانی نشان می دهد هر چه سازمانها سرمایه های انسانی خود را بهتر مدیریت کنند، خلق ارزش و ایجاد منافع ذینفعان بیشتر تحقق خواهد یافت. این شاخص که از سال 1996 و در 400 شرکت آمریکای شمالی کار خود را آغاز کرده توانسته است با متدولوژی توسعه یافته خود ارتباط بین اثر بخشی سرمایه انسانی و ارزش افزوده ای که برای ذینفعان ارایه می کنند را ارایه دهد. مولفه های اصلی این شاخص جذب و نگهداشت کارکنان، مدیریت عملکرد و نظامهای انگیزشی، نقش فناوری بخصوص سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی و ارتباطات سازمانی و برنامه های آموزشی و ارتقای کارکنان است. تاکید ما در اینجا بیشتر روی مولفه فناوری است. این مولفه به شاخصهایی تجزیه می شود که با اندازه گیری آنها وضعیت و جایگاه یک سازمان را نشان می دهد. برخی از این شاخصها عبارتند از:

  • سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی
  • نرم افزارهای تعاملی و پورتال سازمانی
  • سیستمهای مدیریت اسناد، اطلاعات و دانش
  • سیستمهای مشارکت کارکنان مانند نظام پیشنهادها و به اشتراک گذاری اطلاعات و دانش
  • پست الکترونیکی، اتوماسیون اداری و گردش کارها
  • پروفایل دانشی کارکنان، اتاقهای فکر و تالارهای گفتگو
  • برنامه ریزی جلسات، ویدیو کنفرانس وکار گروهی
  • سیستمهای پیام دهی متنی، صوتی و تصویری
  • سیستمهای گزارشگیری عملیاتی و مدیریتی
  • سیستمهای زنجیره تامین و پیمانکاران
  • سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری
  • سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری و هوش تجاری

با نگاهی به مولفه ها و شاخصهای این مدل متوجه می شویم با تمرکز روی برخی از آنها که برای سازمان ما اهمیت بیشتری دارد خواهیم توانست رشد قابل توجهی در نتایج عملکرد کلان سازمان، تحقق اهداف، استراتژیها و نهایتا حصول منافع ذینفعان بدست آوریم. (Watson Wyatt, 2002)

 

 

همسویی داراییهای نامشهود با استراتژي هاي سازماني:

 

در گام نخستين بايد سرمايه اطلاعاتي، انسانی و سازمانی که اجزای داراییهای نامشهود سازمان هستند بخوبي شناسايي و تعريف شوند، سپس اين سرمايه ها را با استراتژي هاي سازمان همسو يا منطبق كرد. براي مثال شركتي كه استراتژي خاصي براي مشتري مداري تعريف كرده است وآن را با جديت دنبال مي كند نياز به سيستم اطلاعاتي، عملياتي و تحليلي خاص براي جمع آوري، نگهداري، پردازش و تحليل اطلاعات مشتريان، فروش و خدمات خود را دارد تا با استفاده از پايگاه داده تشكيل شده، به تجزيه وتحليل نياز مشتريان و خصوصيات محصولات خود بپردازد، یا شرکتی که مبنای خدمات و محصولاتی که ارایه می کند بر نیروی انسانی ماهر و دانش محور استوار است نیاز به یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی دارد که بعنوان یک دارایی استراتژیک برای آن شرکت محسوب می شود. سپس بايد آمادگي سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را بعنوان یک سرمايه اطلاعاتي اندازه گيري كرد. هرچه درجه آمادگي اين سرمايه اطلاعاتي بيشتر باشد(یعنی هر چه قابلیت تبدیل شدن به ارزش، بالاتر باشد)، استراتژي هاي مورد نظر شركت بهتر و بيشترمحقق خواهند شد. اين اندازه گيري ممكن است كمي يا كيفي باشد. استفاده از روشهاي مختلف به ديدگاههاي مديريتي و نوع مميزي هاي فني درون سازمان بستگي دارد. (Becher, Huselid and Dave, 2001)

دراكثر موارد، سرمايه گذاري انجام شده روي سرمايه های اطلاعاتي و انسانی سازمان با تحليل هزينه - فايده و معيارهاي فني نظير قابليت اطمينان، عملكرد و كيفيت سنجيده مي شوند. در واقع نقشه استراتژي براي تشخيص ميزان مشاركت سرمايه های اطلاعاتي و انسانی در جهت تحقق اهداف و همسویی با استراتژي هاي سازماني كاربرد دارد. براي مثال اگر شركتي هدف خود را جذب مشتریان جدید و افزايش فروش اينترنتي تا 30 درصد در طي دو سال قرار داده است و استراتژي افزايش سهم بازار را دنبال مي كند، بايستي سايت اينترنتي شركت را با طراحي، سازماندهي و مديريتي كارآمد ايجاد كرده و توسعه دهد. نیروی انسانی شرکت که با مشتریان در ارتباط هستند و سیستم اطلاعاتی که برای جمع آوری و پردازش اطلاعات دقیق و لحظه ای مشتریان مورد استفاده قرار می گیرند از داراییهای نامشهود مهم شرکت به حساب می آیند. هرچه ميزان اطمينان، كيفيت و سهولت دسترسي به اطلاعات سايت توسط کارکنان بيشتر باشد همسویی اين سرمايه اطلاعاتي و انسانی با اهداف استراتژيك شركت بيشتر مي شود. در نتيجه درجه آمادگي آن بالاتر است و بالطبع نقدينگي حاصل از فروش از طريق اينترنت و تبديل آن به پول نقد بیشتر می شود. این موضوع نشان دهنده ميزان ارزش خلق شده و تبديل اين داراييهاي نامشهود به ارزش مالي، رشد، افزايش بهره وري و سود بيشتر براي شركت خواهد بود. البته بهترين سطح همسویی زماني بدست مي آيد كه هر سه سرمايه انساني، سرمايه اطلاعاتي و سرمايه سازماني با يكديگر و با ديگر حوزه ها مانند فرايندهاي داخلي سازمان و مشتريان در يك نظام فراگير، ادغام و منطبق شوند و در جهت اهداف و استراتژي هاي سازمان، ایجاد مزیت رقابتی، كسب سود و خلق ارزش براي سهامداران و ذينفعان قرار گيرند.

امروزه در ادبیات مدیریت، عبارت همسویی را زیاد می شنویم. همسویی منابع انسانی با کسب و کار یا همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار، ولی واقعا این همسویی به چه معنی است و چگونه انجام می شود؟ در واقع وقتی سخن از همسویی به میان می آید، مفهوم ارتباط علت و معلولی را در ذهن متبادر می کند. بعنوان مثال وقتی می گوییم آموزش کارکنان با اهداف سازمان همسو باشد، به این معنی است که آموزش کارکنان از طریق یک سری از ارتباطات علت و معلولی منجر به تحقق اهداف سازمان می شود. برای اینکه یک الگوی عملی و کاربردی برای همسو سازی سرمایه های انسانی و اطلاعاتی با استراتژی ها و اهداف سازمانی ارایه کرده باشیم به نمونه ای در این خصوص که در شکل (2) آورده شده است توجه کنید.

در واقع با آموزش کارکنان شاهد افزایش دانش و مهارت انجام امور توسط آنها خواهیم بود، افزایش دانش و مهارت کارکنان موجب بهبود عملکرد کارکنان و در نتیجه افزایش کیفیت محصول (کالا یا خدمات) به مشتریان خواهد شد. ارایه خدمات و محصول با کیفیت منجر به جذب مشتریان جدید و رضایت مشتریان موجود خواهد شد. جذب مشتریان جدید به فروش بیشتر و فروش بیشتر نهایتا به درآمد و سود بیشتر منجر خواهد شد.

 

 

البته در این نمودار موارد دیگری نیز حایز توجه است. مستطیل های خاکستری نشاندهنده اجزای یک سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی است. در اینجا سرمایه اطلاعاتی و سرمایه انسانی را در کنار یکدیگر می بینیم یعنی داده ها و اطلاعات ذخیره شده در این سیستم اطلاعاتی در کنار افرادی که از این اطلاعات استفاده می کنند. نکته دیگر توجه به حوزه های مختلف نقشه استراتژی مانند منافع مالی، مشتری، فرایندهای داخلی و داراییهای نامشهود است که در این شکل بخوبی به نمایش در آمده است. به دلیل سادگی و پرهیز از پیچیدگی، شاخصهای اندازه گیری که بایستی برای هر بخش تعیین شود در شکل آورده نشده است. بعنوان مثال برای اندازه گیری و ارزیابی آموزشی به شاخصهایی مانند تعداد ساعات آموزشی، درصد قبولی، درصد غیبت و نظر سنجی دوره ای نیاز داریم.

در بخش افزایش دانش و مهارت کارکنان به شاخصهایی برای اندازه گیری اثر بخشی آموزشی قبل و بعد از آموزش نیاز داریم. در بخش ارزیابی عملکرد کارکنان، افزایش بهره وری، افزایش تعداد مشتریان، کاهش هزینه های مختلف، افزایش فروش، درآمد و سود نیز به شاخصهای دقیقی نیاز داریم. بدیهی است این اینگونه نمودارها بایستی برای کلیه داراییهای نامشهود سازمان بصورت جداگانه و به دقت ترسیم شده و شاخصهای مرتبط با آنها نیز تدوین شوند.

 

 

نتيجه گيري:

 

توسعه روزافزون فناوري اطلاعات و ارتباطات و رشد تجارت الكترونيكي در اقتصاد جهان، اهميت بكارگيري اين فناوري را در فرايندهاي كسب و كار سازمان بيش از پيش نمايان مي كند. به دلیل اهمیت روزافزون نقش منابع انسانی بعنوان یک عامل کلیدی موفقیت در سازمانها بخصوص در عصر اطلاعات و اقتصاد دانایی محور، سرمایه انسانی و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی نقش بسزایی در حوزه داراییهای نامشهود پیدا کرده اند. نقشه استراتژي و كارت امتيازي متوازن بعنوان يك ابزار مهم و سيستم مديريتي براي پياده سازي و اجراي استراتژي هاي سازمان در جهت همسویی بين فناوري اطلاعات و كسب و كار نقش مهمی دارند. اين همسویی در نهايت منجر به ايجاد ارزش در فرايند تبديل داراييهاي نامشهود به نتايج مشهود، مزیت رقابتی، رشد و سود دهي براي شركت و سهامداران مي شود. در سازمانهای ایرانی نیز که چند سالی است با این مفاهیم بطور جدی برخورد می کنند، بایستی تحرک بیشتری در این زمینه انجام شود. در همین راستا چند نکته حایز توجه است. ابتدا باور مدیران ارشد شرکتها و سازمانهای ما به نقش منابع انسانی و داراییهای نامشهود است. نکته دوم طراحی و ایجاد نظامها و شاخصهایی برای اندازه گیری این داراییها با توجه به مسایل فرهنگی و بومی کشور عزیزمان ایران است. در انتها لازم است با ایجاد تعامل بیشتر بین این سرمایه ها و اهداف سازمان و برنامه های توسعه اجتماعی کشور از طریق آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی زمینه های لازم برای تحقق این موضوع را فراهم کنیم.

 

 

منابع:

  1. دراکر، پیتر(1374)، "جامعه پس از سرمایه داری"، مترجم محمود طلوع، چاپ اول، نشر رسا.
  2. Becher Brian E., Huselid Mark A., Ulrich Dave (2001), "The HR scorecard: Linking people, strategy and performance", Harvard Business School Press, Boston.
  3. Fitz-enz Jac, (2001) "How to measure human resource management", 3rd edition, McGraw-Hill.
  4. Kaplan R. and Norton D., (2004) "Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes", Harvard Business School Press, Boston.
  5. Tallon, P.P., Kraemer, K.L. (2003), "Investigating the relationship between strategic alignment and IT business value: the discovery of a paradox", Idea Group Publishing, Hershey, PA.

Watson, Wyatt (2002), "Human Capital Index: Human Capital As a lead Indicator of Shareholder Value", Watson Wyatt Publication Washington DC.