ناصر جبرائیل اوغلی naser jebraeil oghli

حمل ونقل - بازرگانی - اقتصاد - بازاریابی - مطالب آزاد

بــرنامه ریزی
نویسنده : ناصر - ساعت ۱۱:٤٩ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/٩/۱٦
 

 

بــرنامه ریزی

 

 

نام دانشجو:

بخشعلی بیاتی قله زور

مقدمه

پیشرفت و توسعه سریع در جهان امروز و تغییرات پرشتاب محیطی، آگاهی از تحولات را ضروری ساخته است. عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی و کسب سود بیشتر برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت انکار ناپذیر درآورده است.

برنامه ریزی نقطه شروع همه حرکت ها است که اهمیت آن از گذشته دور بر همگان آشکار گردیده و آن را اساسی ترین وظیفه مدیریت دانسته اند. در همین راستا سیر تحول جوامع بشری از ساده به پیچیده ، حرکت شتابدار و تحولات عظیم در عوامل اقتصادی، اجتماعی ، فرهنگی، سیاسی و تکنولوژی ، بویژه در دهه اخیر، هر روز نگرش های جدید مطرح ساخت. بر این اساس برنامه ریزی در مدیریت، همگام با تحولات جوامع بشری و در پاسخگویی به نیازهای مختلف زمانی در قالب شیوه ها، نگرش ها و رویکردهای مختلفی مطرح گردید.

اهمیت برنامه ریزی استراتژیک و نقش آن در سازمان های امروزی بر کسی پوشیده نیست.

برنامه ریزی استراتژیک عوامل اساسی خطر آفرین محیطی را تحلیل کرده و راه حل هایی که با احتمنال بیشتر برای رسیدن به هدف مناسب تر ارائه می دهد. به عبارتی، برنامه ریزی استراتژیک فرآیند تعیین اهداف سازمان و اتخاذ تصمیم درباره طرح های جامع عملیاتی و اجرایی برای تحقق آن هاست.

جهت آشنایی با دستاوردهای محققین در زمینه سوابق برنامه ریزی، ضمن ارائه توضیح اجمالی از گرایشهای رایج دربرنامه ریزی، مروری بر روشهای غالب برنامه ریزی خواهیم داشت.

منابعی که برای تهیه این گزارش بکار رفته به شرح زیراست:

نگرش جامع بر مدیریت استراتژیک تالیف دکتر علیرضا علی احمدی( دانشیار دانشگاه علم و صنعت )

سیر تکامل برنامه ریزی

برنامه ریزی در سیر تکاملی خود،دستخوش تحولاتی بسیار قرار گرفت که طی سه دوره قابل تفکیک است.

  1. دوره محصول گرایی
  2. دوره بازارگرایی
  3. دوره فرا صنعتی

جهت مرور اجمالی بر هر یک از دوره ها وروشهای متداول برنامه یزی ویژگیهای دورهای مذکور بشرح جداول 1-1- و 1-2 و 1-3ارائه می گردد:

جدول 1-1 دوره محصول گرایی ، ویژگی ها و گرایشهای آن

دوره محصول گرایی ، شروع دوره سالهای 1820- 1830  

ویژگیها ومشخصات دوره

  1. تاکید بر محصول بود
  2. هر چه تولید می شد فروش می رفت.
  3. تاثیر عوامل بیرونی محدود بود
  4. عمده توجهات به درون سازمان معطوف بود.
  5. رقابت حول وحوش محصول نهایی بود.
  6. تولید کننده حرف اول را می زد
  7. تولید به صورت انبوه بود  

گرایشها و روشهای متداول برنامه ریزی :

گرایش به گذشته بود و برنامه ها بر اساس محدودیتهای درون سازمانی شکل می گرفت.

  1. مدیریت فردی
  2. بودجه بندی
  3. برنامه ریزی سالیانه 

 

جدول 2-1 دوره بازارگرایی، ویژگی ها و گرایشهای آن

دوره بازار گرایی ، ویژگی ها و گرایشهای آن 

ویژگیهای و مشخصات دوره

  1. محصولات متنوع و بازار رقابتی شد.
  2. بازارها از محصولات مشابه اشباع شد.
  3. تمرکز بر بازار مصرف بود.
    1. تاثیر عوامل بیرونی شدت گرفت، با این حال محیط ایستا بود.
    2. مشتری حرف اول را می زد.
    3. دید درون سازمانی به برون سازمانی تحول یافت.
    4. تغییرات محیطی از توابعی با متغیرهای قابل پیش بینی پیروی می کردند.
    5. مزیت رقابتی، کیفیت و کمیت بود.

گرایشها و روشهای متداول برنامه یزی :

گرایش به حال و آینده ایستا و برنامه ریزی بعنوان مبنایی برای ترسیم آینده طبق روند گذشته شکل گرفت.

  1. برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت
  2. برنامه ریزی بلندمدت غلتان
  3. برنامه ریزی SBU ها (1)
  4. برنامه ریزی استراتژیک در سطح شرکت

 

جدول 3-1 دوره فرا صنعتی، ویژگی ها و گرایشهای آن

دوره فراصنعتی، ویژگی ها و گرایشهای آن 

ویژگیها و مشخصات دوره

  1. محیط پویا و پر تغییر شد
  2. پیچیدگی بعنوان مسئله غالب مطرح شد.
  3. چالشهای جدید و غیر منتظره شکل گرفت.
  4. مزیت رقابتی، یادگیری زودتر و سریع تر از رقبا شد.
  5. مسایل وموانع برونی، موانع سیاسی ، اجتماعی، فرهنگی و ... شدت یافت.
  6. بازارها بشدت رقابتی شد.
  7. تمرکز بر آگاهی، دانش و اطلاعات معطوف شد.
  8. تغییرات آنچنان شدت یافت که اعتبار توابع پیش بینی کننده از بین رفت.

گرایشها وروشهای متداول برنامه ریزی :

گرایش تعاملی و برنامه ریزی بعنوان مبنایی برای یادگیری سازمان شکل گرفت:

  1. برنامه ریزی مشارکتی و تعاملی
  2. مدیریت استراتژیک
  3. بصیرت و تفکر استراتژیک
  4. دیدگاه تلفیقی برنامه ریزی و بصیرت استراتژیک
  5. مدیریت تغییر
  6. مدیریت دانش
  7. سازمان یادگیرنده / سازمان استراتژیست 

 

گرایشهای برنامه ریزی

می توان گفت ویژگیهای زمانی هر یک از دوره های مختلف، منجر به گرایشهای خاصی از برنامه ریزی شد که با عناوین ارتجاعی ، غیر فعال ، فعال و تعاملی موسومند.

گرایش مسلط برخی برنامه ریزان به گذشته است که به آن ارتجاعی گفته می شود گروهی به زمان حال گرایش دارند که غیر فعال نامیده می شوند و برخی به آینده متمایلند که به فعالان معروفند. گرایش تعاملی گذشته، حال، آینده را به عنوان بخشهای مجزا، لیکن جنبه های غیر قابل تفکیک یک آشفتگی می بیند که باید برای آن برنامه ریزی کرد . این گرایش بطور مساوی به همه این ویژگیها می پردازد و بر این باور است که بدون در نظر گرفتن این جنبه های زمانی، توسعه، امکان پذیر نخواهد بود.

در جدول 4-1 مشخصات 4 گرایش اصلی برنامه ریزی مقایسه شده است.

جدول 4-1 مقایسه مشخصات گرایش های اصلی برنامه ریزی

ارتجاعی ( گرایش به گذشته) 

+ 

- 

- 

غیر فعال ( گرایش به حال ) 

- 

+ 

- 

فعال ( گرایش به آینده) 

- 

- 

+ 

تعاملی ( گرایش به گذشته، حال و آینده 

+/ - 

+/ - 

+/- 

 

+ نگرش مثبت - نگرش منفی

چهار گرایش اصلی فوق بندرت بطور خالص ظاهر می شود غالباً بطور ترکیبی بوده و معمولاً یکی از آنها غالب است.

گرایش ارتجاعی یا گرایش به گذشته

گذشته گرایان وضعیت گذشته را به حال ترجیح می دهند. این گروه از افراد و سازمان ها با مقاومت شدید خواستار جلوگیری از اعمال تغییرات می باشند.

این گونه سازمانها اگر چه ازروش مدیریتی بالا به پایین استفاده می کنند ولی مکانیزم برنامه ریزیشان از پایین به بالا است.

برنامه ریزی ارتجاعی، با مسئله ها به صورت جداگانه نه بصورت سیستمی برخوردمی کند.

گرایش غیر فعال یا گرایش حال

این گروه وضعیت فعلی را ترجیح می دهند. هدف انها بقا و ثبات است و شعارشان اغلب آن است که وضع موجود بر وفق مراد است. غافل از این که تغییری در جریان باد و افراشت موجی متلاتم، ایشان را واژگون خواهد ساخت.

گرایش فعال یا آینده گرایی

در حال حاضر سبک فراگیر مدیریتی، گرایش فعال می باشد . آنها شدیداً معتقدند که آینده از حال و گذشته بهتر خواهد بود. بنابراین دوست دارند تغییرات را شتاب دهند و از فرصتهای ناشی از آن بهره گیرند. آن ها شیفته روشهای علمی مانند برنامه ریزی، طرح ریزی، بودجه بندی، تجزیه تحلیل ریسک ومطالعات کاهش هزینه هستند.

گرایش تعاملی

پیروان این گرایش بازگشت به گذشته را نمی پسندند، با وضعیت فعلی موافق نیستند و آینده ای را که پیش رو دارند نمی پذیرند. آنان معتقدند که آینده عمدتاً تحت تاثیر آفرینندگی است. و بر این باورند که آینده به آن چه که ما تا آن زمان انجام می دهیم بستگی دارد. بنابراین بر این باورند که خلاقیت و کار آفرینی بیشترین نقش را دارد. لذا مفهوم برنامه ریزی تعاملی رامی توان طراحی آینده دلخواه و ابداع راه های پدید آوردن آن دانست.

این گروه ازبرنامه ریزان اهداف زیر رادنبال می کنند:

  1. هدفهای کوتاه مدت
  2. هدفهای میان مدت
  3. هدفهای بلندمدت
  4. آرمانها

در نهایت می توان گفت برنامه ریزی باید به صراحت هر سه مقصد پیش گفته را در بر گیرد، اما اغلب برنامه ها چنین نیستند و لذا استفاده از هر یک از مقاصد، می تواندنوع برنامه ریزی را نیز مشخص سازد.

جدول 5-1 مقایسه انواع برنامه ها

انواع برنامه ها 

وسیله ها  

اهداف کوتاه مدت 

اهداف میان مدت  

آرمانها 

گرایش مربوطه

عملیاتی

تاکتیکی

استراتژیک

تعاملی

انتخابی

انتخابی

انتخابی

انتخابی 

داده شده

انتخابی

انتخابی

انتخابی 

داده شده

داده شده

انتخابی

انتخابی 

داده شده

داده شده

داده شده

انتخابی 

غیر فعال

ارتجاعی

فعال

تعاملی 

 

انواع روشهای برنامه ریزی

  1. بودجه بندی
  2. برنامه ریزی عملیاتی
  3. برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت، بلند مدت
  4. برنامه ریزی غلتان
  5. برنامه ریزی SUB ها
  6. برنامه ریزی استراتژیک سطح کسب وکار
  7. برنامه ریزی مشارکتی و تعاملی
  8. مدیریت استراتژیک
  9. بصیرت و تفکر استراتژیک
  10. مدیریت تغییر
  11. مدیریت دانش
  12. سازمان استراتژیست / سازمان یادگیرنده
  13. برنامه ریزی مبتنی بر ارزشها
  14. شکل گیری استراتژی در سازمان های مجازی
  15. بومی سازی دستاوردهای مدیریت استراتژیک

استراتژی و مفاهیم

انواع برنامه ریزی به طور اجمال گفته شد در این قسمت تعاریفی از واژه استراتژی ( راهبرد) شرح داده خواهد شد.

منظور ازاستراتژی های کلاسیک، استراتژیهای تعریف شده و مشخصی هستند که امروزه در ادبیات برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک از آن ها یاد می شود ( مانند استراتژی های توسعه و ... ) ولی امروزه استراتژی نه تنها مصادیق فوق رادارد بلکه همه آن تصمیماتی است که برای خلق و یا شکار فرصتهای پیشرو به نحوی دگرگون کننده و تحول ساز اتخاذ می شود.

واژه استراتژی از کلمه یونانی STRATEGO مرکب از STRATOS به معنای ارتش و EGO به معنای رهبر گرفته شده است. با وجود این که برنامه ریزی استراتژیک اساساً در بخش خصوصی توسعه یافته است و رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک در بخش خصوصی تدوین شده است ولی می تواند به سازمان دهی دولتی تو غیر انتفاعی و همچنین جوامع و دیگر نهادها کمک کند. برنامه ریزی استراتژیک را می توان تلاشی منظم وسازمان یافته برای اتخاذ تصمیم و مبادرت به اقدامات بنیادین تعریف کرد که به موجب آنها، این که یک سازمان چیست، چه می کند، و چه اموری را انجام می دهد، مشخص خواهد شد.

در تعریف دیگری برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش های آن برای نیل به اهداف و رسالت بلندمدت با توجه به امکانات و محدودیت های درونی وبیرونی . در تعریفی دیگر برنامه ریزی استراتژیک به معنای فرایند بررسی موقعیت فعلی ومسیر آینده سازمان با جامعه ،تنظیم اهداف، تدوین یک استراتژی برای تحقق آن اهداف واندازه گیری نتایج است. تعریف دیگر برنامه ریزی استراتژیک را برنامه ریزی درموردهدف های بلندمدت سازمان و انتخاب فعالیت لازم برای تحقق آن ها بیان می کند.

اکنون جا دارد تفاوت های بین برنامه ریزی استراتژیک وبرنامه ریزی تاکتیکی بیان شود، اگر چه میان برنامه ریزی تاکتیکی واستراتژیکی تفاوت گذاشته می شود، اما این تفاوت دارای مرز های روشن نیست، زیرا آن چه که برای یک فرد تصمیم تاکتیکی است برای فرددیگر ممکن است تصمیم استراتژیک باشد. بطوری که تفاوت یا تشخیص بین آنها یک امر نسبی است نه مطلق.

برنامه ریزی تاکتیکی اصولاً در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می گیرد درحالی که برنامه ریزی استراتژیک در سطوح عالی شکل می گیرد.

در برنامه ریزی تاکتیکی بیشتر بر منافع فعلی سازمان تاکید می شود، درحالی که در برنامه ریزی استراتژیک به منافع آتی توجه می شود. به عبارتی دید برنامه ریزی تاکتیکی کوتاه مدت و دید برنامه ریزی استراتژیک بلندمدت است.

در برنامه ریزی تاکتیکی روش های کار غالباً تجزیه شده و متکی به دستاوردهای گذشته است در حالی که در برنامه ریزی جامع روش ها نو و تجربه نشده نیز پا به عرضه می نهند.

برنامه ریزی تاکتیکی نسبت به برنامه ریزی استراتژیکی مخاطره کمتری دارد.

تاکید برنامه ریزی تاکتیکی بر کارآیی است درحالی که برنامه ریزی استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد.

برنامه ریزی استراتژیک با برنامه ریزی بلندمدت تفاوت دارد که در جدول زیر نوشته شده است.

جدول 6-1 تفاوت برنامه ریزی استراتژیک با برنامه ریزی بلندمدت

 

برنامه ریزی استراتژیک 

برنامه ریزی بلندمدت 

مفروضات 

سیستم باز است و همانطور که جامعه تغییر می کند سازمان نیز باید تغییر کند

سیستم بسته است و برنامه های کوتاه مدت و طرحهای بلندمدت در داخل آن سیستم تدوین و توسعه می یابد 

تمرکز روی  

فرآیند برنامه ریزی، تعیین ماموریت، رسالت، تحلیل محیط خارجی و ظرفیت سازمانی و آموزش کارکنان سازمانی 

طرح نهایی، برنامه و تحلیل داخلی سازمان است.

برنامه ریزی توسط  

گروه کوچکی از برنامه ریزان و شرکت وسیع افراد ذینفع صورت می گیرد 

اداره یا بخش، برنامه ریز یا افراد متخصص وحرفه ای صورت می گیرد 

تصمیم گیری  

بر اساس تمایلات و تحلیل روندهای جاری و مشخص صورت می گیرد 

بر اساس اطلاعات موجود صورت می گیرد 

تاکید روی 

تغیرات برون سازمانی، ارزشهای سازمانی و اقدامات پیشگامانهاست 

تغیرات درون سازمانی ، روشهای برنامه ریزی و برنامه ریزی درون سازمانی است 

آینده نگری  

سوال می کنند چه تصمیماتی بر اساس درک موقعیت پنج سال آینده ولی متناسب با وضعیت حال اتخاذ می شود

بر اهداف دراز مدت و کوتاه مدت از حال تا پنج سال آینده تمرکز دارد 

استوار است بر اساس 

تصمیم گیری خلاق و بصیرت آمیز ، این که چگونه سازمان را بر اساس محیط حال تغییر آینده هدایت کرد و کدام فرایند سازمانی قادر به اتخاذ بهترین تصمیم و پیش بینی آینده است

مجموعه ای است از اطلاعات مرتبط به هم و مفصل سازمانی و برنامه واحدهای مختلف سازمانی و نمایندگی های مربوطه و توانایی بودجه های جاری  

فرایند برنامه ریزی بصورت

از بالا به پایین و در سطوح فوقانی و مدیریت استراتژیک سازمان صورت می گیرد

فرایندی از پایین به بالا و درسطوح پایین سازمان صورت می گیرد

نوع دید 

با در نظر گرفتن بهترین حالت سعی در برنامه ریزی واقع بینانه تری دارد 

برنامه ریزی بلندمدت تا حدود زیادی خوشبینانه است 

تغییر پذیری  

از آن جا که با دید کلی و یک پارچه به مسئله نگاه می کند، تغییر پذیری کمتری داشته هماهنگی و سازگاری بیشتری با برنامه های جزئیتر ایجاد می کند

فرایند برنامه ریزی بلندمدت بندرت ثابت می ماند و کمتر با برنامه های جزئی وانفرادی هماهنگ می شود. 

گرایش بر  

برنامه ریزی و هدف گذاری کیفی و انعطاف پذیری است 

برنامه ریزی و هدف گذاری کمی است که انعطاف پذیری و شرایط واقع بینانه کمتری دارد 

 

برای آگاهی بیشتر در مورد انواع استراتژی به کتاب نگرشی جامع بر مدیریت استراتژیک تالیف دکتر علی رضا علی احمدی و مهدی فتح الله و ایرج تاج الدین مراجعه فرمایید.

ویژگی های برنامه ریزی استراتژیک

راسل اکاف در مورد برنامه ریزی سه ویژگی را بر می شمارد :

  1. برنامه ریزی چیزی است که ما پیش از هر کاری انجام می دهیم، یعنی تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی است.

  1. برنامه ریزی هنگامی لازم است که موقعیتی که ما میل داریم در آینده به آن دست یابیم، متضمن مجموعه ای از تصمیماتی باشد که متکی بر یکدیگرند، یعنی با یک نظام تصمیم گیری مواجهیم.
  2. برنامه ریزی، فرایندی است که در جهت ایجاد یک یا چند موقعیت آتی سوق داده می شود که دلخواهانه هستند و به نظر می رسد اتفاق نمی افتند مگر کاری صورت گیرد.

با توجه به موارد ذکر شده که در برنامه ریزی های استراتژیک نیز صدق می کند ویژگیهای دیگر که می توان برای برنامه ریزی استراتژیک بر شمرد به شرح ذیل است:

  • منعکس کننده ارزش های حاکم بر جامعه است.
  • توجه به سوال اصلی و اساسی سازمان
  • تعیین چارچوبی برای برنامه ریزی و تصمیم گیری مدیریت
  • نگرش درازمدت و توجه به افق دورتر سازمان
  • ایجاد پیوستگی و انسجام در عملیات و اقدام های سازمان در دوره های زمانی طولانی
  • فراگیری برنامه ریزی عملیاتی سازمان و جهت بخشی به آنان

اکنون دو پرسش مهم که سازمان در اجرای برنامه ریزی استراتژیک با آنها مواجه است می پردازیم:

1-فعالیت موسسه چیست؟

2- چرا این فعالیت را دارد؟

برای تعیین پاسخ به سوال اول باید رسالت موسسه تعریف شود و پرسش دوم به انتخاب وتعیین اهداف موسسه مربوط می شود.

رسالت

تعریف رسالت می تواند آن قدر کلی و مبهم باشدکه حاوی و حامل معنای مشخصی نباشد و یا تنها جنبه تبلیغاتی عمومی داشته باشد و از ایده آل سخن بگوید که مطمئناً هرگز به آنها نخواهد رسید.

رسالت یا ماموریت شامل تعریف روشنی از دامنه فعلی ومورد انتظار کسب و کار در چند سال آینده است. رسالت یا ماموریت نشان دهنده نوع کسب و کاری است که سازمان در آن فعالیت می کند. اعضای سازمان بدون داشتن چشم انداز موفقیت، از چگونگی تحقق رسالت سازمان آگاهی نخواهند داشت. به بیان دیگر رسالت هدف سازمان و یا این که چرا سازمان وظایفی را انجام می دهد، مشخص می سازد.

اهداف

اهداف، خواسته های مشخص تری هستند که از ماموریت و بررسی محیطی ناشی می شوند، عناصر استراتژی مدیریت رده بالاتر به اهداف پایین تر تبدیل می شوند.

در مورد اهداف، ذکر این نکته ضروری است که چون زمان و منابع محدود است الویت بعدی اهداف، اهمیت بسیاری می یابد.

به طور خلاصه، عواملی که در تدوین اهداف موثرند به طور اجمالی مورد بررسی قرار گرفته است.

رویکرد برنامه ریزی استراتژیک

برای طرح یک برنامه ریزی استراتژیک می توان سه گام اساسی را در نظر گرفت و بر اساس آن طرح استراتژیک را برنامه ریزی و اجرا کرد این سه گام عبارتند از :

گام اول : جایگاه خودرا به عنوان یک سازمان مشخص کنیم ( کجاهستیم)

گام دوم: در آینده درنظر داریم چه موضعی داشته باشیم ( به کجا می رویم)

گام سوم: برای رسیدن به هدف یک رویکرد بنا کنیم و آن را به مرحله اجرا در آوریم.

ویژگی های گام اول : دراین مرحله 5تا 10 درصد وقت، صرف برنامه ریزی می شود. به عبارتی در این گام، برنامه ریزی نقش عمده ای ندارد فقط جایگاه و وضعیت کنونی سازمان تعیین می گردد و درحقیقت مشخص می گردد که در ابتدای کار کجا هستیم.

ویژگی های گام دوم: برنامه ریزی دراین گام نقش مهمی را ایفا می کند و برنامه ریزی 40 تا 60 درصد وقت گروه را به خوداختصاص می دهد. کیفیت تصمیمات این گام بر کامیابی برنامه ریزی استراتژیک تاثیر به سزایی دارد.

ویژگی های گام سوم: در این مرحله نیز 40 تا 60 درصد وقت گروه صرف برنامه ریزی می شود. درخلال این گام گروه استراتژی ها را برای تحقق چشم انداز تدوین می کند. در طول اجرای گام سوم، گروه طراحی تاکتیکی را آغاز میکند که به تحقق طرح استراتژیک کمک خواهدکرد.

فرایند برنامه ریزی استراتژیک

الگوی برنامه ریزی استراتژیک که فرایند آ« مورد بررسی قرار می گیرد، دارای 8مرحله است و این الگو نسبت به الگوهای دیگر، فهرست مناسب از مواردی را تهیه کرده است که ارائه یک برنامه ریزی استراتژیک راممکن سازد ( الگوی BRYSON) ، مراحل فرایند مورد نظر BRYSON عبارت است از:

  1. آغاز فرایند برنامه ریزی استراتژیک و حصول توافق درباره آن
  2. تعیین و شناسایی دستور سازمانی
  3. روشن ساختن رسالت و ارزشهای سازمانی
  4. ارزیابی محیط خارجی، فرصتها و تهدیدها
  5. ارزیابی محیط داخلی نقاط ضعف و قوت
  6. شناسایی مسایل استراتژیکی که سازمان با آن ها مواجه است.
  7. تنظیم استراتژی ها برای مدیریت مسایل استراتژیک
  8. برقراری دید سازمانی کار ساز برای آینده

این هشت مرحله باید به اجرا، نتیجه گیری و ارزیابی منتهی گردد. باید توجه داشت که نتیجه گیری و ارزشیابی در هر مرحله ازفرایند انجام پذیرد.

مرحله اول: آغاز فرایند برنامه ریزی استراتژیک و حصول توافق بر سر آن، هدف از این مرحله گفتگو و جلب حمایت تصمیم گیرندگان کلیدی و رهبران فکری به منظور موفقیت برنامه ریزی از سازمان هستند. توافق به دست آمده باید کوششها، مراحل مرجع در طول فرایند، شکل وزمان بندی گزارشها و نقش وظایف اعضا را در برگیرد.

مرحله دوم: تعیین و شناسایی دستور سازمانی، دستورهای رسمی وغیر رسمی که بر عهده سازمان گذاشته می شود، بایدهایی هستند که سازمان با آنها روبرو است، سازمان های معمولی دقیقاً می دانند که موظف و موکلفند که چه کارهایی را انجام دهند.

مرحله سوم: روشن ساختن رسالات و ارزش های سازمان. در این مرحله تعیین ماموریت سازمان و یا به عبارت دیگر علت وجودی سازمان مشخص می شود. یعنی به طور کلی چرا سازمان به وجود آمده وبرای تحقق چه چیزی تلاش می کند.

تعیین هدف می تواند مقدار قابل توجهی ازتضادهای غیر ضروری در سازمان را ازبین برده و به آسان ساختن مذاکرات و بهره وری فعالیت ها کمک کند. موافقت بر سراهداف، زمینه هایی را معین میکند که سازمان ها در آن ها با رقابت مواجه خواهد شد. همچنین سازمان پیش ازتدوین شرح رسالت خود باید تجزیه و تحلیلی از ذی علاقگان به عمل بیاورد. ذی علاقه، فرد ، گروه یا سازمانی است که می تواند بر منابع و یا به روندسازمان تاثیر گذارد. به عنوان مثال از ذی علاقگان دولت باید به شهروندان، مالیات دهندگان، اتحادیه ها، گروه های ذی نفوذ و احزاب و از ذی علاقگان سازمان غیر انتفاعی به ارباب رجوع، کارکنان و تامین کنندگان منابع مالی اشاره کرد.

مرحله چهارم: ارزیابی محیط خارجی. تیم برنامه ریزی باید بتواند فرصت ها و تهدیدها را به خوبی شناسایی و تعیین کند. مطالعه محیط خارجی و ارزیابی آن به این دلیل انجام می پذیرد که ما از قضایی آگاهی یابیم که می خواستیم درآن تلاش کنیم. یقیناً اگر محیط ثابت می بودموضوع تاثیرات محیطی چندانی مهم نمی بود اما امروزه تغییر به عنوان یک واقعیت انکار ناپذیر تلقی می شود و به همین دلیل شناخت عوامل تاثیر گذار خارجی مهم است.

هدف اصلی ما در این مرحله شناخت فرصت ها و تهدیدها است. هر موقعیتی که به حرکت و پیشرفت سازمان کمک می کند فرصت نامیده می شود واگر مانع ایجاد کند باید آن را تهدید نامید.

مرحله پنجم: ارزیابی محیط داخلی. اکثر سازمانها اطلاعات بسیاری در مورد دروندادهای خود دارند اما در مورد استراتژی اجاری خود چه به صورت کلی و چه بر مبنای کارکرد، نظر مشخصی ندارند. برای شناخت محیط داخلی سازمان باید از مزیت استراتژیک آن آگاه بود. تحلیل و تشخیص مزیت استراتژیک فرایندی است که توسط آن بازاریابی، تحقیق و توسعه، منابع و کارکنان و سیستم های اطلاعاتی مدیریت سازمان آزمایش می گردد تا نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی شود.

مرحله ششم: شناسایی مسایل استراتژیک سازمان. مسائل وموضوع های استراتژیک باید در نتیجه فعالیت بررسی محیطی ظاهر شود. این موضوع ها باید با نقاط ضعف داخل سازمان، تهدیدات خارج سازمان و با فرصت های آینده سازمان مد نظر قرار گیرند. سازمان ممکن است خدمات و رویکردهای جدیدی در ارائه خدمات پیشنهادکند. موضوع های استراتژیک باید به نوعی از موضوع های روز مره جدا شوندو فهرست آنها به عنوان تشکیل دهنده مبانی استراتژی هایی به کار گرفته شودکه باید تنظیم و اجرا گردند.

همچنین باید توجه داشت مسائل استراتژیک متضمن تعارض های گوناگونی است .این تعارض ها در رابطه با اهداف ( چه) ، ابزار ( چگونه) ، فلسفه ( چرا)، موقعیت ( کجا)، زمان( چه وقت) ، و گروه هایی مطرح می شوند که به دلیل استفاده از راه های مختلف زیان دیده یا سود می برند ( چه کسی)، در جهت شناسایی و حل مسائل به شکل کارساز، سازمان باید برای برخورد با اختلاف نظرهای اجتناب ناپذیر آماده باشد. یک مساله استراتژیک باید شامل سه عامل باشد.

نخست مساله مورد نظر باید به اختصار بیان شود، دوم عواملی که مساله مورد نظر را به یک موضوع خط مشی بنیادی تبدیل می کنند باید فهرست شوند. سرانجام، تیم برنامه ریزی باید پیام های ناشی از نارسایی برخورد با مسائل استراتژیک را مشخص سازد.

مرحله هفتم: تدوین استراتژی ها، برای مدیریت مسائل، تنظیم و تدوین استراتژی که گاهی طرح اجرایی نامیده می شود. مرحله ای است که در آن موضوع استراتژیک استنتاج شده از مراحل قبلی به صورت اجرایی در می آیند. در این مرحله استراتژی هایی برای تحقیق اهداف عینی منتخب تنظیم می شوند و میتوان در عمل آن ها را طرح هایی اجرایی که نشان دهنده مراحل اصلی، ضرب الاجل ها و منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف عینی هستند دانست.

یک استراتژی کار ساز بایدبا چند معیار مطابقت داشته باشد، باید از نظر فنی قابل اجرا و از نظر سیاسی مورد قبول ذی علاقگان کلیدی بوده، با فلسفه و ارزشهای محوری سازمان هماهنگ باشد، افزون بر این استراتژی کارساز باید مسائل اخلاقی، معنوی و قانونی را نیز رعایت کند.

مزایای برنامه ریزی استراتژیک

  1. یکی از مزایای برنامه ریزی استراتژیک هادی بودن آن است. این نوع برنامه ریزی استراتژیک جهت و مسیر فعالیت ها و عملیات سازمان را مشخص ساخته و به عنوان راهنمای سازمان عمل می کند.
  2. جهت گیری آینده اولویت ها را مشخص می کند و تصمیم های امروز را در پرتو پیامدهای آینده اتخاذ می کند.
  3. برنامه ریزی استراتژیک نقش هماهنگ کننده بین برنامه های عملیاتی سازمان را انجام می دهد و اقدامات واحدهای مختلف را در یک مسیر جهت می بخشد.
  4. با اوضاع و شرایطی که به سرعت دستخوش تغییر می شوند به روش کارساز برخورد کرده و کار تیمی و تخصصی کارشناسی ایجاد میکند.
  5. برنامه ریزی استراتژیک با نگرش بلندمدت، به پیش بینی آینده می پردازد و از این رو اطلاعاتی را درخود دارد که برای اقدامات دراز مدت مدیران مفید است.

برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت استراتژیک خواهان بینش استراتژیک در سراسر واحدهای سازمانی و از جمله همه سیستم های اداری است و به جای این که عملی مکانیکی باشد نقش محوری افراد، گرو ها و نفوذ فرهنگ سازمان را به رسمیت می شناسد.

محدودیت ها

با وجود مزایای بر شمرده شده بسیاری ازصاحبنظران نیز برنامه ریزی استراتژیک را ناکارا و گاهی اوقات زائد می دانند و محدودیت هایی را در جهت کاربردن آن بیان می دارند که عبارت است از:

  1. بالا بودن هزینه هایی که جهت امر برنامه ریزی نیاز است و اغلب سازمان ها امکان استفاده از آن را پیدا نمی کنند.
  2. از نظر زمانی این نوع برنامه ریزی نیاز به زمانی طولانی دارد. سازمان ها برای برنامه ریزی باید مدت زمان زیادی وقت صرف کرده و مراحل مختلف این فرایند را پشت سر نهند تا سیستم برنامه ریزی استراتژیک بتواند شروع به کار کند.
  3. فرایند برنامه ریزی استراتژیک بیش از آن چه هست یا می تواند باشد منطقی و تحلیلی ارائه شده است . طرح آن بیش از اندازه ذهنی است ونمی تواند پویایی های اجتماعی – سیاسی کار در هر سازمانی را ملحوظ دارد.
  4. تصمیم گیری در مورد ماموریت و اهداف همواره ساده نیست و ممکن است معنایی نداشته باشد.
  5. برنامه ریزی استراتژیکی از نظر تخصصی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که در دسترس همه سازمانها نمی باشد.
  6. عدم دسترسی سازمان ها برای رسیدن به اطلاعات جامع و به موقع در موردمحیط، تحولات و رویدادهای کلان محیطی
  7. عدم آشنایی مدیران با مباحث مدیریت استراتژیک و برنامه ریزی و عدم اعتماد آن ها به برنامه ریزی استراتژیک.

تغییرات سریع در دنیای امروز ، سازمان ها را با چالش های مختلفی روبه رو کرده است که در این میان سازمان هایی موفق هستند که با استفاده از ابزارها و فن آوری ها نوین از فرصت های ایجاد شده به نفع خود استفاده نمایند.

برنامه ریزی استراتژیک یک روش مدیریتی توسعه و حفظ جایگاه بین اهداف سازمان، منابع و موقعیت های حاصل از تغییرات می باشد. هر چندکه برنامه ریزی استراتژیک دارای محدودیت ها و بعضی تنگناها است، ولی کاربرد صحیح آن توسط مدیران متفکر می توانند نتایج مثبتی به بار آورد. برنامه ریزی استراتژیک دیدگاه استراتژیک را در سازمان تقویت می کند و سبب می شود که اعضا در محدوده زمان حال باقی نمانند و به افق های دور دست توجه کنند. به کار گیری برنامه ریزی استراتژیک سبب می شود که بینش مشترکی در بین اعضا وسازمان به وجود آید . سازمان باید برنامه ریزی استراتژیک را به عنوان یک وسیله ببیند و نه یک هدف ، بنابراین برنامه ریزی استراتژیک گامی است در جهت رسیدن سازمان به اهداف خود.