ناصر جبرائیل اوغلی naser jebraeil oghli

حمل ونقل - بازرگانی - اقتصاد - بازاریابی - مطالب آزاد

راهنمای عملیات مدیریت جهانی مواد / ارزیابی لجستیک
نویسنده : ناصر - ساعت ۱٠:٤٧ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/۱٠/٢۸
 

راهنمای عملیات مدیریت جهانی مواد / ارزیابی لجستیک

 

Master Global Management Operations Guidelines / Logistics Evaluation

 

 

پیش گفتار

 

برنامه ریزی و لجستیک مواد، فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل موثر و کارآی جریان و انبارش کالاها، خدمات و اطلاعات مرتبط از نقطه مبداء تا نقطه مصرف با هدف برآورده کردن نیازهای مشتریست.

این راهنما به منظور کمک به سازمان ها در جهت ایجاد و پیاده سازی سیستم مدیریت برنامه ریزی و لجستیک مواد در کلاس جهانی تهیه شده است.

 

این سند نتیجه همکاری مشترک میان گروههای کاری در شرکت بین المللی Odette (با مسئولیت محدود) و گروه کاری صنعت خودرو برای ایجاد یک سیستم ارزیابی از برنامه ریزی و لجستیک مواد (MP&L) می باشد که در مقیاس جهانی قابل استفاده باشد. تلاش گروههای کاری، مبتنی بر مدرک ارزیابی لجستیک شرکت Odette (OLE) و راهنمای عملیات مدیریت مواد شرکت AIAG (MMOG) بود.

سند ارزیابی لجستیک شرکت Odette که به منظور ایجاد یک ابزار ارزیابی مشترک و قابل کاربرد در صنعت منتشر گرید، برای ارزیابی سیستم های لجستیکی و برنامه ریزی مواد مورد استفاده قرار می گیرد و بطور گسترده در اروپا کاربرد دارد. ارزیابی لجستیک Odette در هر دو صنعت خودرویی و غیر خودرویی کاربرد داشته است. آن برای صنعت خودرو ایجاد گردید اما می تواند در سازمان های دیگر صنایع که هدفشان فعالیت کلاس جهانی در زمینه برنامه ریزی و لجستیک مواد است، موجب بهبود گردد.

 

تا قبل از سال 1999 ، سازندگان تحت بررسی های مربوط به برنامه ریزی های چند سازنده قرار داشتند. به همین دلیل، شرکت AIAG اقدام به تشکیل یک گروه کاری با ماموریت زیر نمود :

 

  • تهیه یک راهنما که اجزای یک سیستم برنامه ریزی توانمند را تعریف نماید و جریان مواد تولیدی و اطلاعات را در صنعت اتومبیل سازی آمریکای شمالی مدیریت نماید.
  • ایجاد یک زبان کاری مشترک که در سرتاسر زنجیره تامین مورد استفاده قرار گیرد.

 

نتیجه تلاشهای صورت گرفته، معرفی MMOG در جولای سال 1999 بود.

 

این سند شامل ممیزی برنامه ریزی و لجستیک مواد، همراستا با استاندار نظام کیفیت ISO/TS می باشد. و در مطالعات بهین گزینی از شرکای داخلی و خارجی، برای تعیین فرآیندهای متعالی نیز می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

 

بعلاوه بعنوان یک ابزار اجرایی عالی برای بهبودهای مستمر در تمامی فرآیندهای برنامه ریزی و لجستیک مواد داخل سازمان نیز می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

 

این سند، فعالیت های تجاری توصیه شده برای فرآیند برنامه ریزی و لجستیک مواد در داخل تسهیلات کاربران را فرآهم می آورد و یک تعریف مشترک از فعالیت های مواد برای تسهیل در ارتباط موثر مابین شرکای تجاری را ارائه می نماید.

 

تولید کنندگان اصلی خودرو(OEM) و تامین کنندگان می توانند این سند را در زمینه های بسیاری مورد استفاده قرار دهند :

 

  • ارزیابی های داخلی
  • ارزیابی فرآیندهای داخلی موجود
  • بهین گزینی وضع موجود / بهترین عملکرد
  • هدایت فعالیت های بهبود مستمر
  • ارتقاء تامین کنندگان از طریق :
    • ارزیابی عملکرد تامین کننده
    • بهبود عملکرد تامین کننده

 

 

 

مقدمه

1 این سند در باره چیست ؟

 

تقاضای مشتری در زمان های انتظار تامین کوتاه تر و تحویل مطمئن تر موجب نیاز به جریان اطلاعات و محصولات سریعتر، منعطف تر و کاراتر در طول تامین کنندگان رده های مختلف در زنجیره تامین گردیده است.

 

لجستیک تجاری، نقش مهم و فزاینده ای در محیط رقابتی امروز بازی می کند و فقط از طریق بهبود مستمر است که می توان به کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتری اطمینان یافت. برای اطمینان از تحقق خواسته های مشتری و هدایت فعالیت های بهبود مستمر در طول زنجیره تامین، ضروریست که فرآیندهای برنامه ریزی و لجستیک مواد تحت کنترل باشند و ردیابی شوند.

هدف از این سند ارزیابی، ایجاد یک سیستم ارزیابی برنامه ریزی و لجستیک مواد است که بتواند در طول چرخه عمر محصول، هم به توسط سازنده و هم به توسط مشتری مورد استفاده قرار گیرد. این سند می تواند بعنوان یک خود-ارزیابی و بتوسط هر یک از شرکاء در زنجیره تامین مورد استفاده قرار گیرد، یا می تواند مابین شرکای تجاری بعنوان یک ابزار ممیزی مورد استفاده قرار گیرد. این سند در برگیرنده یک ارزیابی جامع از عملکرد و قابلیت "برنامه ریزی و لجستیک مواد" می باشد.

 

2 اهداف

 

هدف این سند، دستیابی به اهداف زیر می باشد :

 

  • ایجاد یک سیستم ارزیابی برنامه ریزی و لجستیک مواد که بتواند به توسط تمامی شرکای تجاری، هم داخلی و هم خارجی مورد استفاده قرار گیرد.
  • امکان ایجاد و اولویت بندی طرح های بهبود مستمر در سیستم برنامه ریزی و لجستیک مواد، تا "زمان" را صرف آن دسته از فعالیت هایی نمائیم که بیشترین منفعت را برای سازمان دارند.
  • ایجاد اجزای یک سیستم برنامه ریزی و لجستیک مواد برای تامین کنندگان کالاها و خدمات در صنعت خودرو:
    • هدایت بهبود مستمر در داخل سازمان
    • بهبود عملکرد تحویل در زنجیره
  • ایجاد مبنایی برای فعالیت های بهین گزینی و تعیین "معیار بهترین عملکرد" در فرآیندهای برنامه ریزی و لجستیک مواد به منظور هدایت طرح های بهبود مستمر

در سرتاسر این سند، عبارت "SHALL" اشاره به وضعیتی دارد که در آن تبعیت از معیار مربوطه، در حیطه وظایف مدیریت مواد، بعنوان یک اجبار مطرح می باشد.

 

 

3 تشریح سند ارزیابی

 

سند به شش فصل تقسیم شده است. با کاربرد سوالات ارائه شده در هر یک از این فصول، امکان ارزیابی عملکرد برنامه ریزی و لجستیک مواد و حرکت در مسیر "بهترین عملکرد" در صنعت، برای شرکت ها فرآهم می آید. هدف، سهولت استفاده از سند برای تمامی شرکا در زنجیره تامین است.

 

به منظور دستیابی به یک امتیاز ارزیابی جامع از قابلیت سیستم برنامه ریزی و لجستیک مواد، تمامی فصول این سند بایستی تکمیل گردند.

 

درحالیکه تمرکز این سند روی فعالیت های مرتبط با مواد در داخل سازمان است، مدل تجاری "مدیریت لجستیک / مواد" ارائه شده در شکل زیر بیانگر این موضوع است که این فعالیت ها در محیط کاملا مجزا اجرا نمی شوند. سازمان از نظر ارتباط با شرکای زنجیره تامین خود، در یک وضعیت پایدار قرار دارد.

 

فصل های 1 و 2 به ساختار کلی برنامه ریزی و لجستیک مواد در داخل سازمان می پردازند. فصل های 3 تا 6 روی حوزه های خاصی از برنامه ریزی و لجستیک مواد تمرکز دارند.

 

 

فصل یک – استراتژی و بهبود

  • بینش و استراتژی
  • اهداف
  • سنجش، تحلیل و برنامه های عملیاتی
  • بهبود مستمر
  • توسعه زنجیره تامین

 

فصل دو – سازماندهی کار

  • فرآیندهای سازمانی
  • رویه های سازمانی
  • برنامه ریزی منابع
  • محیط کار و منابع انسانی

 

فصل سه – برنامه ریزی ظرفیت و تولید

  • اجرای تولید
  • برنامه ریزی ظرفیت
  • برنامه ریزی تولید
  • یکپارچه سازی سیستم ها

 

فصل چهار – ارتباط مشتری

  • ارتباط
  • بسته بندی و برچسب زنی
  • ارسال
  • حمل و نقل
  • رضایت مشتری و بازخورد

 

فصل پنجم – کنترل تولید و محصول

  • شناسایی مواد
  • موجودی
  • کنترل تغییرات مهندسی
  • قابلیت ردیابی

 

فصل ششم – ارتباط با تامین کننده

  • انتخاب تامین کننده
  • برنامه ریزی مواد و لجستیک – موافقتنامه / دستورالعمل
  • ارتباط
  • بسته بندی و برچسب زنی
  • حمل و نقل
  • دریافت مواد
  • ارزیابی تامین کننده

 

 

 

4 تشریح فرم نتایج ارزیابی

 

اگرچه هر سوال مندرج در سند از اهمیت زیادی در توسعه عملکرد برنامه ریزی و لجستیک مواد برخوردار است، برای شناسایی حوزه هایی که از اولویت بالا برخوردارند، یک سیستم امتیازبندی وزنی نیز طراحی شده است. این سیستم به منظور اجتناب از احتمال برآورده نشدن نیازمندیهای شرکای تجاری، امکان تمرکز روی موضوعات ضروری را میسر می سازد.

 

نحوه تعیین سه سطح تمرکز و وزن بندی آنها در زیر مورد اشاره قرار گرفته است:

 

F3 

اگر نیازمندیها برآورده نگردند، علاوه بر ریسک بالای توقف عملیات مشتری، هزینه های اضافی نیز در کوتاه مدت به مشتری تحمیل خواهد شد

F2 

اگر نیازمندیها برآورده نگردند، رضایتمندی مشتری و عملکرد سازمانی بطور جدی تحت تاثیر قرار خواهند گرفت

F1 

اگر نیازمندیها برآورده نگردند، رقابت پذیری سازمانی بطور زیان آوری تحت تاثیر قرار خواهند گرفت

 

 

وزن بندی ها فقط به اولویت بندی فعالیت بهبود مستمر کمک می کنند و لزوما دلالت بر اهمیت حوزه ای سوالات ندارند.

 

 

 

 

امتیاز دهی / وزن بندی

 

هر سوال در یک فاکتور وزنی ضرب می شود :

F1 = کم (هر کدام 1 امتیاز)

F2 = متوسط (هر کدام 2 امتیاز)

F3 = بالا (هر کدام 3 امتیاز، هر گونه عدم انطباق منجر به ارزیابی کلی خواهد گردید.

 

اگر فرآیند در سازمان شما به گونه ای موثر اجرا می گردد، در محل مربوطه، علامت "X" بگذارید.

 

سطح A

 

تعریف : تامین کننده بسیار بالاتر از حداقل استاندارد در هر حوزه می باشد و می تواند در سطح استانداردهای "کلاس جهانی" یا نزدیک به آن قرار گیرد.

نتایج حاصل از ارزیابی : اگر در ارزیابی کلی، رقم 90% یا بیشتر از آن بدست آمد، امتیاز سطح A کسب شده است. عدم انطباق در کمتر از 6 مورد سوال F2 و پاسخگویی به تمامی سوالات F3 منجر به کسب امتیاز سطح A خواهد گردید.

سطح B

 

تعریف : تامین کننده در چندین حوزه که توانمندی او در پشتیبانی از نیازهای مشتری را تحت تاثیر قرار خواهد داد ناکارآمد است. یک برنامه عملیاتی می بایست تهیه شود، و اجرای اقدامات اصلاحی نبایستی بیشتر از سه ماه بطول بیانجامد.

نتایج حاصل از ارزیابی : اگر در ارزیابی کلی، امتیاز بیشتر از 75% و کمتر از 90% بدست آمد، امتیاز سطح B کسب شده است. عدم انطباق بین 6 تا 12 مورد سوال F2 و پاسخگویی به تمامی سوالات F3 منجر به کسب امتیاز سطح B خواهد گردید.

سطح C

 

تعریف : تامین کننده در یک یا چند حوزه بحرانی / تاثیرگذار ، ناکارآمد است. برای اطمینان از اینکه ناکارآمدی موجب بروز مشکلات جدی برای مشتری نمی گردد، نیاز به برنامه های عملیاتی است.

نتایج حاصل از ارزیابی : در هر یک از حالات زیر، امتیاز سطح C محقق خواهد شد : 1) عدم انطباق در هر یک از سوالات F3 ، 2) عدم انطباق برای 13 مورد یا بیشتر از سوالات F2 ، یا 3) امتیاز کمتر از 75% کسب گردد.

 

 

توجه :

 

 

 

  • تحلیل داده ها

تحلیل خودارزیابی و وزن دهی به معیارها موجب شفافیت در اولویت بندی فعالیت های بهبود می گردد.

 

 

  • تهیه برنامه عملیاتی

یک برنامه عملیاتی برای تمامی معیارهایی که محقق نگردیده اند مورد نیاز است. ضروری خواهد بود که هر یک از معیارهای مذکور تا قبل از تعریف شاخص حل مسئله و ثبت برنامه عملیاتی در مکان مربوطه در تحلیل شکاف، بدقت تحلیل گردند.

تمامی پاسخ ها از بخش خودارزیابی بطور خودکار به بخش تحلیل شکاف منتقل می گردند. در وضعیت نرمال عملیات، فقط معیارهای محقق نشده در تحلیل شکاف نمایش داده می شوند بطوریکه برنامه های عملیاتی می توانند در سلول مناسب ثبت گردند.

اگر می خواهید پاسخ های خودارزیابی را ببینید، پس می بایست محل علامتگذاری شده با عنوان "نمایش تمامی پاسخ ها" که در بالای تحلیل شکاف واقع شده را کلیک نمائید.

 

 

تعریف : سازنده LEVELC در حوزه های بسیارمهم در یک یا چند حوزه مهم و حیاتی دارای ایراد می باشد ، برنامه اقدام اصلاحی لازم است طوری تعریف شود که نقایص منجر به اشکالات جدی و طولانی درارتباط با مشتری برطرف گردد .

حالت های ناشی از ارزیابی LEVELC زمانی بدست می آید که برآورده نشدن هیچکدام از سئولات F3 باعث حصول نتایج ذیل شود :

1- برآورده نشدن هیچکدام از سئولات F3

2- برآورده نشدن هیچکدام از سئولات F2 به تعداد 13 یا بیشتر

3-  امتیاز کمتر از 75% بدست آورده باشد.

بطورکلی سطوح A ،B ، C در حوزه های حاصل شده به درصد های ذیل تقسیم می گردند :

سطح 90A درصد و بیشتر در حوزه ها حاصل شده

سطح 75B تا 90 درصد در حوزه ها حاصل شده

سطح C کمتر از 75 درصد در حوزه ها حاصل شده

 

فرآیند ارزیابی

نوع ارزیابی تعریف شده

آیا این خودارزیابی داخلی و خارجی به تائید مشتری یا مراکزاعتباردهی رسیده است؟

چه منابعی مورد نیاز می باشد

کل زمان موردنیاز جهت اصلاح در شرکت بستگی به بزرگی و پیچیدگی کارها در آن شرکت دارد علاوه براین زمان منابع کافی جهت آماده سازی و انجام اقدامات اصلاحی دراختیارباشد کلیه فعالیت ها مربوط به MMOG/LE می بایستی توسط یک شخص اداره شود.

دپارتمانها و پرسنلی که در پروسه لازم است درگیرشوند می بایستی درنظر گرفته شونداما محدود به موارد ذیل نمی شوند.

1- برنامه ریزی مواد و مدیریت لجستیک

2- مدیریت تامین یاخرید

3- مدیریت تولید

4- کارکنان اداری

5- مدیریت مهندسی

6- مدیریت توزیع

7- مدیریت تضمین کیفیت

8- پرسنل واحد کامپیوتر و سیستم های اطلاعاتی

9- پرسنل عملیاتی و کلیدی

اقدامات مقدماتی (اماده سازی – تدارک )

1- سرتاسر سند را به دقت بخوانید

2- با دیگر افراد درگیر در پروسه کار گفتگو کنید و جهت همکاری با خودتان آنها را متعهد نمائید

3- محدوده زمانی اولیه راتهیه کنید

4- داده ها و اطلاعات راجمع آوری کنید

5- درستون D به این نشانه که معیارها و ضوابطی درنظر گرفته شده یک علامت X قرار دهیم

6- اطلاعات رامستند کنید

7- برای هریک از سئولات لازم است مدارک مستند ارائه شود مثل نمودار جریان و نمودار سازمانی

بمنظور تکمیل جدول امتیاز دهی و تجزیه و تحلیل و GAPAnalysis نتایج هرسئوال با علامت X دریک باکس درستون D در قسمت خودارزیابی نرم افزار صفحه گسترده EXCEL ثبت شود.

تجزیه و تحلیل اطلاعات

تجزیه و تحلیل خودارزیابی ووزن دهی شاخص ها (درنظرگرفتن ضرایب برای هرشاخص براساس میزان اهمیت شاخص )میزان روشنی از نحوه اولویت بندی فعالیت ها ی لازم جهت بهبود راارائه می کند.

بهبود در اقدامات اصلاحی

اقدام اصلاحی موقعی مطرح می شود که شاخص ها بهینه نباشندو هر شاخص که کامل نیست درGAPAnalysis درنرم افزار صفحه گسترده EXCEL قرارگیرد.

برای استفاده از GAP ANALIST مراحل ذیل انجام می شود.

در ستونی که با علامت A لیبل شده است در زیر کلید GAPAnalysis کلیک کنید

در زمانی کهX در دکمه خودارزیابی ذخیره می شود مراحل بالا را انجام دهید.

سپس لازم است مسئله تجزیه و تحلیل شود و یک ابزار برای حل بایستی تعریف شود و اقدام اصلاحی بایستی کامل شود.

 

منبع : http://scm.sapco.com/Logistics/DocLib5/%D8%B5%D9%81%D8%AD%D9%87%20%D8%A7%D8%B5%D9%84%D9%8A%20%D8%A7%D8%B1%D8%B2%D9%8A%D8%A7%D8%A8%D9%8A.aspx?PageView=Shared